Электронная почта в 1С Документооборот, настройка, работа с почтой

Программы 1С Предприятие – широкий ассортимент, лучшее предложение в вашем городе. Крупнейшая региональная сеть среди фирм-франчайзи 1С

Легкая и встроенная почта – в чем разница?

Встроенная почта в 1С:Документооборот представляет собой полноценный почтовый клиент, по функционалу и возможностям схожий или очень близкий ко всем привычным почтовым программам – Outlook, The Bat!, Mozilla Thunderbird и др.

Рис.2 Встроенная почта в 1С:ДокументооборотРис.2 Встроенная почта в 1С:Документооборот

Встроенная почта имеет множество функций и настроек, которые позволяют полноценно использовать этот почтовый клиент в тесной интеграции с другими объектами системы.

Рис.3 Настройки почтыРис.3 Настройки почты

На начальной странице при старте системы отображается виджет именно встроенной почты!

Рис.4 Виджет почтыРис.4 Виджет почты

Все письма и вложения, а также протокол доставки почты, хранятся внутри системы 1С:Документооборот, что при значительном количестве пользователей и больших объемах переписки может существенно увеличить объем информационной базы.

Легкая почта в 1С:Документооборот не имеет своего почтового клиента и обладает весьма ограниченными настройками.

Рис.5 Настройка легкой почтыРис.5 Настройка легкой почты

Несмотря на это, легкая почта выполняет важные задачи в рамках системы – отправка почты, получение почты и т.д. В отличие от встроенной, легкая почта не сохраняет полученные и отправленные сообщения внутри системы, что экономит большие объемы информационного пространства внутри базы данных. При этом входящие и исходящие письма могут храниться на самом почтовом сервере, а из входящих, включая вложенные файлы, легко можно создавать различные документы (входящие, внутренние, исходящие), что гарантирует сохранность и доступность получаемой информации.

Рис.6 Загрузка электронной почтыРис.6 Загрузка электронной почты

Новое в 1С:Документооборот 3.0

Документооборот и делопроизводство v8 ДО УУ Бесплатно (free)

Под новый год фирма 1С сделала нам всем подарок – вышла ознакомительная версия долгожданного 1С:Документооборот 3.0! По традиции новая версия кардинально отличается от предшественника как в плане интерфейса, так и по “начинке”. В данной статье рассмотрим самые интересные нововведения. Приступим к обзору.

11.02.2021    1174    Koder_Line    3    

Комментарии к письмам

К каждому письму можно добавить комментарий, который поможет обработать быстро вспомнить содержимое письма. Сделать это можно в поле Комментарий в карточке письма (см. рис. 1).

Рис. 1.jpg

Рис. 1. Добавление комментария к письму

Автообновление списка писем

Можно сделать так, чтобы список писем автоматически обновлялся раз в 2-3 минуты. Для этого в контекстном меню списка писем есть команда Автообновление. Помимо этого список писем можно обновить в любой момент вручную клавишей F5.

Сравнение возможностей встроенной и легкой почты в 1С:Документооборот 2.1

Функционал

Легкая почта

Встроенная почта

Наличие функционала в 1С:Документооборот 8 ПРОФ

+

Работа с внешним почтовым сервером

+

+

Работа с внутренним почтовым сервером (только для внутренних адресатов)

+

Отправка и получение почты

+

+

Хранение входящих/исходящих писем и файлов вложений в информационной базе 1С:Документооборот

+

Отправка и получение произвольных почтовых сообщений

+

Создание документов на основании входящих писем

+

+

Создание исходящих писем на основании документов и объектов системы

+

+

«Тонкие настройки» текста отправляемых писем

+

Хранение истории переписки по документу/объекту системы

+

Дополнительная нагрузка на сервер 1С:Документооборот

+

Возможность использования внешних почтовых клиентов

+

Отправка и получение писем с помощью прямого подключения к почтовому серверу (POP3, SMTP)

+

Обратите внимание, встроенная почта отсутствует в 1С:Документооборот 8 ПРОФ!

Делегирование в 1С:Документооборот

Документооборот и делопроизводство v8 ДО Бесплатно (free)

Важной составляющей при настройке прав доступа пользователей в электронный документооборот «1С:Предприятия» является механизм делегирования прав. Он применяется в случае временного отсутствия одного сотрудника (отпуск, больничный и пр.) и необходимости перенаправлять обязанности и ответственность за своевременное выполнение задач на другого сотрудника. При процессе делегирования возможна передача нескольких или всех прав.

25.02.2020    4870    Koder_Line    4    

Настройка системной учетной записи для легкой почты в 1С:Документооборот 2.1

Системная учетная запись, с помощью которой происходит рассылка уведомлений и работа функционала «Выполнение задач по почте», может использовать только легкую почту. Для настройки учетной записи почты переходим в раздел «Настройка и администрирование», пункт «Учетные записи».

Рис.7 Учетные записиРис.7 Учетные записи

При переходе открывается рабочее место администратора по настройке почтовых учетных записей в системе.

Рис.8 Список учетных записейРис.8 Список учетных записей

Открываем системную учетную запись (она помечена специальным значком).

Рис.9 Системная учетная записьРис.9 Системная учетная запись

На первой вкладке нужно указать тип используемой почты (для системной учетной записи – только Легкая почта), имя, отображаемое в почтовых отправлениях, и e-mail учетной записи.

На следующей вкладке необходимо настроить соединение с почтовым сервером.

Рис.10 Настройка учетной записиРис.10 Настройка учетной записи

Здесь нужно указать, для чего будет использоваться учетная запись – для отправки писем, для получения писем. Соответственно настраивается подключение к почтовому серверу: входящему – POP3 или IMAP, а исходящему – SMTP. Далее указываем логин и пароль, имя сервера, порты подключения, использование защищенного протокола SSL. Эти настройки делают исходя из требований и установок почтового сервера.

На третьей вкладке указываем ответственного за данную учетную запись. Помимо администратора системы именно этот пользователь (или пользователи) будет иметь доступ к данному почтовому ящику и сможет с ним работать. Для системной учетной записи с точки зрения безопасности лучше ограничить круг лиц, имеющих к ней доступ, до самого необходимого минимума.

Рис.11 Ответственный за данную учетную записьРис.11 Ответственный за данную учетную запись

На вкладке «Доп.сведения» можно указать наименование учетной записи в системе и допустимое время ожидания ответа от почтового сервера.

Рис.12 Наименование учетной записиРис.12 Наименование учетной записи

После настройки учетной записи ее необходимо сохранить, и проверить корректность выполненных настроек.

Рис.13 Проверка учетной записиРис.13 Проверка учетной записи

Результат проверки можно будет увидеть во всплывающем окне. Если все было сделано правильно, то система сообщит, что соединение с почтовым сервером установлено, проверка отправки и получения почты успешно завершена.

Бесплатная
консультация
эксперта

Наталья Севорина

Консультант-аналитик 1С

Спасибо за Ваше обращение!

Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Почта на рабочем столе

По умолчанию на рабочем столе «1С:Документооборота» отображается список задач, избранное, занятые файлы и прочее. Если вы не используете эти возможности, а только работаете с почтой, то настройте рабочий стол так, чтобы он содержал только список писем.

Для этого кликните правой кнопкой мыши в область разделов. Откроется контекстное меню, в котором выберите команду Настройка рабочего стола… Откроется форма настройки рабочего стола, в которой:

  • a. Удалите все настройки (кнопка Удалить все);
  • b. Добавьте на рабочий стол форму Краткие описания писем: Встроенная почта.

Рабочий стол после этих манипуляция будет выглядеть как на рисунке 4. Таким образом, сразу при запуске программы вы будете попадать в список писем и не отвлекаться ни на что другое.

Рис. 4.jpg

Рис. 4

Можно скрыть панель навигации и уменьшить высоту панели действий. И тогда рабочий стол будет выглядеть как на рисунке 5.

Рис. 5.jpg

Рис. 5

Те, кому нужно еще больше места, могут выбрать минималистичный вариант (панель действий скрыта, высота панели разделов уменьшена) – см. рис. 6.

Рис. 6.jpg

Рис. 6

Работа с автозаполнением шаблонов файлов в документообороте

Практика программирования Документооборот и делопроизводство v8 ДО Бесплатно (free)

При автозаполнении шаблонов файлов средствами MS Word возникает такая проблема – если одно и то же поле используется несколько раз в документе, тогда приходится дублировать закладки, например, если поле “Ответственный” используется 2 раза приходится создавать 2 закладки (Ответственный”, “Ответственный2”) и дублировать правила заполнения для этих полей. В данной статье я хочу рассказать каким образом можно создавать только 1 закладку и использовать данные из этой закладки в других местах документа.

22.09.2019    5632    pavelpribytkin96    2    

Пометка писем разноцветными флажками

В программе есть шесть цветных флажков. Каждому письму можно присвоить один из них. Один из флажков можно выбрать как основной (по умолчанию это красный). Именно он будет устанавливаться при двойном клике в поле флажка в списке писем (см. рис. 12).
12.jpg

Рис. 12

Другие флажки можно установить в карточке письма (см. рис. 13).

Рис. 13.jpg

Рис. 13

Как добавить адресатов письма из текстового списка

Если вам нужно отправить письмо большому списку адресатов, используйте команду Добавить получателей списком в контекстном меню списка получателей в карточке письма (рис . 17).

Рис. 17.jpg

 Рис. 17

Например, у вас есть список адресатов в текстовом формате: в письме, блокноте, файле .doc. и т.п., которым нужно отправить рассылку. Ваши действия:

  1. Откройте список адресов в текстовом формате: из блокнота, текста письма, файла .doc… и т.п.;
  2. Выделите и скопируйте список адресатов в буфер обмена (Сtrl + C);
  3. Подготовьте исходящее письмо и нажмите Добавить получателей списком в контекстном меню списка получателей;
  4. Вставьте список получателей в открывшемся окне (Сtrl + V);
  5. Выберите тип всех получателей (Кому, Копия, Скрытая копия) и нажмите Добавить (рис. 18).

18.jpg

Рис. 18

6. Все электронные адреса из текстового списка стали получателями письма. Остается только нажать кнопку Отправить (рис. 19).

19.jpg

Рис. 19

Как загрузить письма и контакты из MS Outlook

Загрузка писем из MS Outlook

Откройте список писем в «1С:Документообороте» и выполните команду Загрузить письма из Microsoft Outlook в меню Все действия. Откроется помощник загрузки писем, следуйте его инструкциям (см. рис. 24).

Рис. 24.jpg

Рис. 24

Важно: загружаются только письма, помеченные в MS Outlook как Непрочитанные.

После нажатия на кнопку Загрузить MS Outlook может запросить у вас разрешение на выполнения этой операции. Обычно оно выглядит как на рисунке 25. Нужно дать разрешение, например, минут на десять.

25.jpg

Рис. 25

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...