ВПР Excel самый подробный урок

Подробная пошаговая инструкция с фото и видео поможет разобраться с функцией ВПР в Excel даже новичку. Рассмотрим принцип работы ВПР в Эксель, сравнение таблиц функцией ВПР, ВПР с несколькими условиями и другие важные моменты.

Определение функции ВПР

Название функции ВПР расшифровывается, как «функция вертикального просмотра». По-английски её наименование звучит – VLOOKUP. Эта функция ищет данные в левом столбце изучаемого диапазона, а затем возвращает полученное значение в указанную ячейку. Попросту говоря, ВПР позволяет переставлять значения из ячейки одной таблицы, в другую таблицу. Выясним, как пользоваться функцией VLOOKUP в Excel.

Как вызвать функцию ВПР. Функция ВПР в Excel

В первую очередь разберемся, как вызвать данную функцию. Выбираем закладку Формулы. Находим кнопку Вставить функцию. И нажимаем ее. Так же, можно вызвать функцию ВПР, сочетанием клавиш Shift + F3.

Функция ВПР в MS Excel. Описание и примеры использования.

Появляется диалоговое окно Вставка функции. В строке Поиск функции вводим ВПР. Нажимаем найти. По результатам поиска, в пункте Выберите функцию, появляется ВПР. Нажимаем на нее левой кнопкой мыши два раза или нажимаем ОК. Появляется непосредственно диалоговое окно функции ВПР – Аргументы функции.

Функция ВПР в MS Excel. Описание и примеры использования.

Теперь перейдем непосредственно к вариантам применения функции ВПР.

Синтаксис

Функция ВПР имеет четыре параметра:

=ВПР( <ЧТО> ; <ГДЕ> ; <НОМЕР_СТОЛБЦА> [;<ОТСОРТИРОВАНО>] ), тут:

<ЧТО> — искомое значение (редко) или ссылка на ячейку, содержащую искомое значение (подавляющее большинство случаев);

<ГДЕ> — ссылка на диапазон ячеек (двумерный массив), в ПЕРВОМ (!) столбце которого будет осуществляться поиск значения параметра <ЧТО>;

<НОМЕР_СТОЛБЦА> — номер столбца в диапазоне, из которого будет возвращено значение;

<ОТСОРТИРОВАНО> — это очень важный параметр, который отвечает на вопрос, а отсортирован ли по возрастанию первый столбец диапазона <ГДЕ>. В случае, если массив отсортирован, мы указываем значение ИСТИНА (TRUE) или 1, в противном случае — ЛОЖЬ (FALSE) или 0. В случае, если данный параметр опущен, он по умолчанию становится равным 1.

Держу пари, что многие из тех, кто знает функцию ВПР как облупленную, прочитав описание четвёртого параметра, могут почувствовать себя неуютно, так как они привыкли видеть его в несколько ином виде: обычно там идёт речь о точном соответствии при поиске (ЛОЖЬ или 0) либо же о диапазонном просмотре (ИСТИНА или 1).

Вот сейчас надо напрячься и читать следующий абзац несколько раз, пока не прочувствуете смысл сказанного до конца. Там важно каждое слово. Примеры помогут разобраться.

Синтаксис

=ВПР(элемент_который_нужно_найти;адрес_таблицы_где_находится_искомое_значение;порядковый_номер_столбца;интервальный_просмотр)

Элемент – может быть числовым (адрес ячейки) или текстовым (“текст”).

Адрес таблицы – диапазон ячеек, где примерно находится значение.

Номер столбца – принимает целое число из диапазона от 1 до n, из него будет извлечен результат.

Интервальный просмотр – приблизительное (ближайшее) соответствие критерию обозначается как 1 (истина), а точное соответствие – 0 (ложь). Данный логический аргумент указывать необязательно, если таблица отсортирована от минимального к максимальному значению. Если таблица не отсортирована и аргумент опущен, это равносильно истине.

Важно! Искомое значение должно находиться слева (в первом столбце) от возвращаемого элемента.

В русифицированной версии Excel аргументы вводятся через знак «;», в англоязычной – через запятую.

Функция ВПР в Excel для чайников

На примере ниже, в таблице справа, мы хотим подставить данные результатов экзамена по математике для студента Сидорова. Нам известны данные по всем студентам из таблицы слева. Используя формулу, мы можем подставить необходимые для нас данные.

Функция VLOOKUP (ВПР) в Excel

Видео — «Быстрый перенос данных с помощью функции ВПР в Экселе»

Перенос данных при помощи ВПР, можно использовать не только для того, чтобы быстро получать данные из одной таблицы в другой, но и для того, чтобы сравнивать две таблицы.

Это очень актуально для тех кто работает в закупках и отправляет заказы поставщику.

Обычно происходит следующая ситуация. Вы отправляете заказ поставщику, через некоторое время получаете ответ в виде счёта и сверяете заказ с счётом.

Всё ли есть в счёте, в нужном ли количестве, по правильным ли ценам и т.д.

Аргументы функции. Функция ВПР в Excel.

Аргументы функции. Функция ВПР в Excel

Искомое_значение.

Значение поиска, которое должно быть найдена в указанном нами диапазоне, в строке Таблица. В нашем примере мы указываем Конфеты Ж (ячейка Е3, Таблица №2). Так как это значение идет первое в столбце Название конфет, Таблица №2. (Это не принципиально, но удобно). Это значение, которое будет искать наша функция в Таблице №1.

Что бы выбрать нужную нам ячейку с значением, достаточно просто стать курсором в строку Искомое_значение, а потом клацнуть левой кнопкой мыши, по нужной ячейке в таблице ( В нашем примере ячейка Е3).

Аргументы функции. Функция ВПР в Excel

Таблица.

Здесь необходимо указать диапазон таблицы, в которой будет происходить поиск нужного нам значения и данных, которые мы хотим перенести. В нашем примере это Таблица №1. Значение, по которому будет происходить поиск это название конфет. Данные, которые мы хотим перенести, это цена конфет. Мы просто ставим курсор в строку Таблица и выделяем нужный нам диапазон. В нашем примере это диапазон Таблицы №1 — B1:C12. При этом ссылки нужно сделать абсолютными, добавив знак $. Это можно сделать, просто добавив эти знаки к ячейкам диапазона, в строке Таблица  —  $B$1:$C$12.

Аргументы функции. Функция ВПР в Excel

Можно присвоить нашему диапазону имя, и прописать его в строке Таблица.

Как это сделать. Выбираем нужный нам диапазон. Таблица №1. Выбираем закладку Формулы, кнопка Задать имя. Нажимаем. Появляется диалоговое окно Создание имени. Пишем любое имя. Но нужно его запомнить. Например Конфеты. Нажимаем ОК.

Задать имя

В строке Таблица, вместо диапазона нужно будет ввести имя, которое мы присвоили – Конфеты Аргументы функции. Функция ВПР в Excel

Номер_столбца.

Функция ВПР осуществляет поиск значение в самом левом столбце таблицы указанного диапазона поиска. Функция присваивает этому столбцу номер 1, по умолчанию. В нашем примере самый левый столбце, это Название конфет в Таблице №1. А в строке Номер_столбца, нам нужно указать, какой номер по порядку имеет столбец, из которого нужно перенести данные. В нашем примере это столбце Цена в Таблице №1. Он «второй» по порядку, если считать слева на право, от столбца Название конфет, Таблица №1. Поэтому в строку Номер_столбца мы пишем цифру 2. Если бы столбец Цена, Таблица №1 был бы расположен по порядку не на втором месте, а предположим на десятом, то мы соответственно указывали бы в строке Номер_столбца цифру 10.

Аргументы функции. Функция ВПР в Excel

Интервальный _просмотр.

В этой строке мы пишем цифру ноль «0». Это значит, что функция ВПР будет осуществлять поиск точных совпадений между значениями поиска (Искомое_значение) и значениями в крайнем левом столбце диапазона поиска (Таблица). В нашем примере поиск точных совпадений будет происходить между столбцом Название конфет, Таблица №1, и столбцом Название конфет в Таблице №2.

Аргументы функции. Функция ВПР в Excel

Если мы поставим цифру один «1», функция будет осуществлять поиск не точного совпадения, а приближенного к нашему критерию поиска.

Вот как это выглядит все вместе.

Аргументы функции

Нажимаем ОК.

Протягиваем формулу по всему столбцу Цена в Таблице №2. Все цены перенесены с Таблице №1 в Таблицу №2.

Аргументы функции. Функция ВПР в Excel

Функция ВПР в Excel с несколькими условиями

До сих пор мы предлагали для анализа только одно условие – наименование материала. На практике же нередко требуется сравнить несколько диапазонов с данными и выбрать значение по 2, 3-м и т.д. критериям.

Таблица для примера:

Поставщики материалов.

Предположим, нам нужно найти, по какой цене привезли гофрированный картон от ОАО «Восток». Нужно задать два условия для поиска по наименованию материала и по поставщику.

Дело осложняется тем, что от одного поставщика поступает несколько наименований.

  1. Добавляем в таблицу крайний левый столбец (важно!), объединив «Поставщиков» и «Материалы».Объединение поставщиков и материалов.
  2. Таким же образом объединяем искомые критерии запроса:Объединяем искомые критерии.
  3. Теперь ставим курсор в нужном месте и задаем аргументы для функции: . Excel находит нужную цену.

Разбор формулы.

Рассмотрим формулу детально:

  1. Что ищем.
  2. Где ищем.
  3. Какие данные берем.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

Сравнение данных двух таблиц Excel

ВПР в Excel может быть использована для сравнения данных двух таблиц. Например, пусть у нас есть два листа с данными о выпуске продукции двумя цехами. Мы можем сопоставить фактический выпуск для обоих. Напомним, что для переключения между листами служат их ярлыки в нижней части окна.

На двух листах мы имеем одинаковые таблицы с разными данными.

Как видим, план выпуска у них одинаков, а вот фактический отличается. Переключаться и сравнивать построчно даже для небольших объемов данных очень неудобно. На третьем листе создадим таблицу с тремя столбцами.

В ячейку B2 введем функцию ВПР. В качестве первого аргумента укажем ячейку с месяцем на текущем листе, а диапазон выберем с листа «Цех1». Чтобы при копировании диапазон не смещался, нажмите F4 после выбора диапазона. Это сделает ссылку абсолютной.

Растяните формулу на весь столбец.

Аналогично введите формулу в следующий столбец, только диапазон выделяйте на листе «Цех2».

После копирования Вы получите сводный отчет с двух листов.

ВПР и приблизительный интервальный просмотр

В предыдущем примере мы «подтягивали» значения из таблицы, используя точный интервальный просмотр. Он подходит для работы с наименованиями. Теперь разберем ситуацию, когда может понадобиться приблизительный интервальный просмотр.

Задача. В магазин привезли товар. Необходимо присвоить каждому товару размер партии, опираясь на его количество.

Задача для Excel, ВПР

Товары такие же, как и в первом примере, но задача изменилась: нужно привязать формулу не к наименованию, а к количеству

Решение. Заполняем формулу ВПР в ячейке «Партия», как было показано в предыдущем примере.

Окно для формулы ВПР в Excel

Разница в том, что теперь искомое значение – число, а интервальный просмотр – истина, что означает приблизительный поиск. Получается вот такой результат:

Сортировка в Excel с помощью ВПР

Что произошло? Аргумент «интервальный просмотр» имеет значение 1. Это значит, что формула ВПР ищет в таблице ближайшее меньшее искомое значение. 

В нашем случае количество товара «Кофе» – 380. ВПР берет это число в виде искомого значения, после чего ищет ближайшее меньшее в соседней таблице – число 300. В конце функция «подтягивает» данные из столбца напротив («Крупная»). Если количество товара «Кофе» = 340 – это «Крупная партия». Важно, чтобы крайний левый столбец таблицы, которая указана в формуле, был отсортирован по возрастанию. В противном случае ВПР не сработает. 

Некорректная работа функции ВПР

Значения и данные во второй таблице отсортированы по убыванию – ВПР не работает

См. также

Краткий справочник. Обновление ВРОТ
Краткий справочник: советы по устранению неполадок с ВЛК

Исправление ошибки #VALUE! в функции ВЛОПИсправление ошибки #Н/Д в функции ВПРОбщие сведения о формулах в ExcelРекомендации, позволяющие избежать появления неработающих формулПоиск ошибок в формулахФункции Excel (по алфавиту)Функции Excel (по категориям)Функция ВПР (бесплатное ознакомительное видео)

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...