Создание сводной таблицы для анализа данных листа

Отчеты в MS EXCEL. Для анализа больших и сложных таблиц обычно используют Сводные таблицы . С помощью формул также можно осуществить группировку и анализ имеющихся данных. Создадим несложные отчеты с помощью формул.

Отчет №1 Суммарные продажи Товаров

Найдем суммарные продажи каждого Товара. Задача решается достаточно просто с помощью функции СУММЕСЛИ() , однако само построение отчета требует определенных навыков работы с некоторыми средствами EXCEL.

Итак, приступим. Для начала нам необходимо сформировать перечень названий Товаров. Т.к. в столбце Товар исходной таблицы названия повторяются, то нам нужно из него выбрать только уникальные значения. Это можно сделать несколькими способами: формулами (см. статью Отбор уникальных значений ), через меню или с помощью Расширенного фильтра . Если воспользоваться первым способом, то при добавлении новых Товаров в исходную таблицу, новые названия будут включаться в список автоматически. Но, здесь для простоты воспользуемся вторым способом. Для этого:

  • Перейдите на лист с исходной таблицей;
  • Вызовите Расширенный фильтр ( );
  • Заполните поля как показано на рисунке ниже: переключатель установите в позицию Скопировать результат в другое место ; в поле Исходный диапазон введите $A$4:$A$530; Поставьте флажок Только уникальные записи .

  • Скопируйте полученный список на лист, в котором будет размещен отчет;
  • Отсортируйте перечень товаров ( ).

Должен получиться следующий список.

В ячейке B6 введем нижеследующую формулу, затем скопируем ее Маркером заполнения вниз до конца списка:

=СУММЕСЛИ(Исходная_Таблица[Товар];A6;Исходная_Таблица[Продажи])

Для того, чтобы понять сруктурированные ссылки на поля в таблицах в формате EXCEL 2007 можно почитать Справку EXCEL (клавиша F1 ) в разделе Основные сведения о листах и таблицах Excel > Использование таблиц Excel .

Также можно легко подсчитать количество партий каждого Товара:

=СЧЁТЕСЛИ(Исходная_Таблица[Товар];A6)

Простые альтернативы ВПР и ГПР, если искомые значения не в первом столбце таблицы: ПРОСМОТР, ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ

Функции ВПР (VLOOKUP) и ГПР (HLOOKUP) работают только в том случае, если искомые значения находятся в первом столбце или строке той таблицы, из которой вы планируете получить данные.

В остальных случаях есть два варианта:

  1. Использовать функцию ПРОСМОТР (LOOKUP).
    У неё следующий синтаксис: ПРОСМОТР (искомое_значение; вектор_просмотра; вектор_результата). Но для её корректной работы нужно, чтобы значения диапазона вектор_просмотра были отсортированы по возрастанию:
  2. Использовать сочетание функций ПОИСКПОЗ (MATCH) и ИНДЕКС (INDEX).
    Функция ПОИСКПОЗ возвращает порядковый номер элемента в массиве (с её помощью вы можете найти, в какой строке таблицы искомый элемент), а функция ИНДЕКС возвращает элемент массива с заданным номером (который мы и узнаем с помощью функции ПОИСКПОЗ).Синтаксис функций:
    • ПОИСКПОЗ (искомое_значение; массив_поиска; тип_сопоставления) — для нашего случая нам нужен тип сопоставления «точное сопоставление», ему соответствует цифра 0.
    • ИНДЕКС (массив; номер_строки; [номер_столбца]). В данном случае номер столбца указывать не нужно, так как массив состоит из одной строки.

Анализ бюджета доходов и расходов (БДР) по месяцам

Отчет показывает динамику изменения основных показателей БДР по месяцам: чистая прибыль, валовая прибыль, расходы и выручка, а также позволяет сравнить план и факт.

Подробнее >>

Немного теории

Сводные таблицы Excel (для чайника) — это разновидность реестра, которая содержит конкретную часть данных из источника для анализа и изображена так, чтобы можно было проследить между ними логические связи. Основа для ее проектирования – определенный список значений.

Прежде чем начать работу, стоит подготовить для неё необходимые материалы, которые можно свести для анализа. Формируя подготовительный вариант, следите за тем, чтобы данные были классифицированы, например, цифры не путались с буквенным обозначением, а все столбцы имели заголовки.

Сводные таблицы в Excel незаменимы для тех, кто по роду занятости имеет дело с большим количеством цифр, которые периодически необходимо систематизировать и формировать отчетность. Программа Excel поможет подсчитать и проанализировать большое количество значений, сэкономив время.

Плюсы использования такого вида группировки данных:

  • во время работы не нужны особые познания из сферы программирования, метод подойдет и для чайников;
  • возможность комбинировать информацию из других первоисточников;
  • можно пополнять базовый экземпляр новой информацией, несколько подкорректировав параметры.

Обучение работе со сводными таблицами в Excel не займет много времени и может основываться на видео.

Переключение рисунков с помощью срезов и сводных таблиц

С помощью сводных таблиц, срезов и связанных рисунков, сделали для вас отчет, в котором можно переключать изображения и данные в диаграммах.

Подробнее >>

Если вы хотите научиться консолидировать бюджеты с использованием Power Query и выполнять сложные расчеты на основе больших массивов данных с помощью DAX-формул, приходите к нам на курсы «Бюджетирование с Business Intelligence»

Пример dashboard в Excel

Диаграммы с переключением для БДР

Предлагаю вам с одной стороны компактный, а с другой – универсальный вариант визуализации данных БДР (бюджета доходов и расходов).

Подробнее >>

Анализ ключевых показателей и EVA в Excel

Как найти сумму (количество, среднее) значений ячеек с нескольких листов

Допустим, у вас есть несколько однотипных листов с данными, которые вы хотите сложить, посчитать или обработать как-то иначе:

Для этого в ячейку, в которой вы хотите видеть результат, введите стандартную формулу, например СУММ (SUM), и укажите в аргументе через двоеточие название первого и последнего листов из списка тех листов, что вам нужно обработать:

Вы получите сумму ячеек с адресом B3 с листов «Данные1», «Данные2», «Данные3»:

Такая адресация работает для листов, расположенных последовательно. Синтаксис следующий: =ФУНКЦИЯ (первый_лист:последний_лист!ссылка на диапазон).

Анализ ключевых показателей и EVA

В отчете проиллюстрированы изменение ключевых показателей, ликвидности, рентабельности собственного капитала и факторы, влияющие на изменение EVA.

Панель мониторинга 13 месяцев в году

Как показывать данные, чтобы было понятно, запоминалось и чтобы был план факт, прошлый месяц и тот же месяц прошлого года? Для этого нужно построить диаграмму за 13 месяцев.

Подробнее >>

Бюджет доходов и расходов в Excel

Отчет №5 Статистика поставок Товаров

Теперь подготовим отчет о поставках Товаров за месяц. Сначала создадим перечень месяцев по годам. В исходной таблице самая ранняя дата поставки 11.07.2009. Вычислить ее можно с помощью формулы: =МИН(Исходная_Таблица[Дата поставки])

Создадим перечень дат – первых дней месяцев , начиная с самой ранней даты поставки. Для этого воспользуемся формулой: =КОНМЕСЯЦА($C$5;-1)+1

В результате получим перечень дат – первых дней месяцев:

Применив соответствующий формат ячеек, изменим отображение дат:

Формула для подсчета количества поставленных партий Товаров за месяц:

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Дата поставки]>=B9)* (Исходная_Таблица[Дата поставки]

Теперь добавим строки для подсчета суммарного количества партий по каждому году. Для этого немного изменим таблицу, выделив в отдельный столбец год, в который осуществлялась поставка, с помощью функции ГОД() .

Теперь для вывода промежуточных итогов по годам создадим структуру через пункт меню :

  • Выделите любую ячейку модифицированной таблицы;
  • Вызовите окно Промежуточные итоги через пункт меню ;
  • Заполните поля как показано на рисунке:

После нажатия ОК, таблица будет изменена следующим образом:

Будут созданы промежуточные итоги по годам. Нажатием маленьких кнопочек в левом верхнем углу листа можно управлять отображением данных в таблице.

Резюме :

Отчеты, аналогичные созданным, можно сделать, естественно, с помощью Сводных таблиц или с применением Фильтра к исходной таблице или с помощью других функций БДСУММ() , БИЗВЛЕЧЬ() , БСЧЁТ() и др. Выбор подхода зависит конкретной ситуации.

Завершение

Нет единого отчета, который бы управлял ими всеми, но в Excel есть инструменты, которые помогут вам составить нужный отчет. Как часто вам приходится создавать отчеты в Excel? Какой из них вы больше всего гордитесь? Дайте нам знать об этом в комментариях. И обязательно посетите наш справочный центр Office 101 для получения дополнительных статей!

  • Microsoft Office 101: справка, инструкции и руководства
Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...