Проблемы с совместимостью условного форматирования

Прежде чем продолжить сохранение книги в формате файла более ранней версии, необходимо устранить проблемы, которые приводят к существенной потере функциональности, чтобы предотвратить безвозвратную потерю данных или неправильную работу функций. Проблемы, которые приводят к небольшой потере точности, не всегда необходимо устранять перед сохранением книги.

В этой статье

  • Проблемы, которые приводят к существенной потере функциональности

  • Проблемы, которые приводят к небольшой потере точности

Причины, почему не меняется форматирование в Excel

Для начала нужно разобраться, почему в Экселе не меняется формат ячеек, чтобы найти эффективный метод решения проблемы. По умолчанию при вводе цифры в рабочий документ к ней применяется выравнивание по правой стороне, а тип / размер определяется настройками системы.

Одна из причин, почему не меняется формат ячейки в Excel — появление конфликта в этом секторе, из-за чего стиль блокируется. В большинстве случаев проблема актуальна для документов в Эксель 2007 и более. Зачастую это обусловлено тем, что в новых форматах документов данные о форматировании ячеек находятся в схеме XML, а иногда при изменении происходит конфликт стилей. Excel, в свою очередь, не может установить и, как следствие, он не меняется.

Это лишь одна из причин, почему не работает формат в Excel, но в большинстве ситуаций она является единственным объяснением. Люди, которые сталкивались с такой проблемой, часто не могут определить момент, в которой она появилась. С учетом ситуации можно выделить несколько способов, как решить вопрос.

Где находится форматирование по условию в Excel?

Это очень просто: на вкладке «Главная», а в более старых версиях – группа «Стили».

Эта функция включает в себя стандартный набор заранее определенных правил и инструментов. Но главное, у пользователя есть возможность самому придумать и настроить необходимый алгоритм закраски и выделения, используя свои формулы.

Теперь, когда вы знаете, как активировать функцию условного форматирования в Excel, давайте продолжим и посмотрим, какие у вас есть варианты форматирования и как вы можете создавать свои собственные правила.

Простейшие варианты условного форматирования

Для того, чтобы произвести форматирование определенной области ячеек, нужно выделить эту область (чаще всего столбец), и находясь во вкладке «Главная», кликнуть по кнопке «Условное форматирование», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Стили».

После этого, открывается меню условного форматирования. Тут представляется три основных вида форматирования:

  • Гистограммы;
  • Цифровые шкалы;
  • Значки.

Типы условного форматирования в Microsoft Excel

Для того, чтобы произвести условное форматирование в виде гистограммы, выделяем столбец с данными, и кликаем по соответствующему пункту меню. Как видим, представляется на выбор несколько видов гистограмм с градиентной и сплошной заливкой. Выберете ту, которая, на ваш взгляд, больше всего соответствует стилю и содержанию таблицы.

Выбор гистограммы в Microsoft Excel

Как видим, гистограммы появились в выделенных ячейках столбца. Чем большее числовое значение в ячейках, тем гистограмма длиннее. Кроме того, в версиях Excel 2010, 2013 и 2016 годов, имеется возможность корректного отображения отрицательных значений в гистограмме. А вот, у версии 2007 года такой возможности нет.

Гистограмма применена в Microsoft Excel

При использовании вместо гистограммы цветовой шкалы, также существует возможность выбрать различные варианты данного инструмента. При этом, как правило, чем большее значение расположено в ячейке, тем насыщеннее цвет шкалы.

Использование цветовой шкалы в Microsoft Excel

Наиболее интересным и сложным инструментом среди данного набора функций форматирования являются значки. Существует четыре основные группы значков: направления, фигуры, индикаторы и оценки. Каждый выбранный пользователем вариант предполагает использование разных значков при оценке содержимого ячейки. Вся выделенная область сканируется Excel, и все значения ячеек разделяются на части, согласно величинам, указанным в них. К самым большим величинам применяются значки зеленого цвета, к величинам среднего диапазона – желтого, и величины, располагающиеся в самой меньшей трети – помечаются значками красного цвета.

Значки при условном форматировании в Microsoft Excel

При выборе стрелок, в качестве значков, кроме цветового оформления, используется ещё сигнализирование в виде направлений. Так, стрелка, повернутая указателем вверх, применяется к большим величинам, влево – к средним, вниз – к малым. При использовании фигур, кругом помечаются самые большие величины, треугольником – средние, ромбом – малые.

Стрелки при условном форматировании в Microsoft Excel

Что такое условное форматирование и его значение в книге

Условное форматирование — это удобный инструмент, при помощи которого можно выделить некоторые данные. Пользоваться утилитой просто, благодаря нескольким разновидностями настроек, пользователь сможет по-своему оформить данные.
Если в ячейках таблицы предусмотрено оформление стильного форматирования, они будут выделяться на фоне другой информации. Благодаря условному форматированию можно показать отрицательные значения, которые некорректно отображаются на диаграммах и графиках.

Где находится условное форматирование в Эксель?

Кнопка “Условное форматирование” находится на панели инструментов, на вкладке “Главная”:

Где находится пункт условное форматирование в Excek

Условное форматирование Excel по значению ячейки.

В обоих предыдущих примерах мы создали правила форматирования, прямо указав числа – ограничения. Но чаще всего следует создавать критерий форматирования на основе значений ячеек. Как это сделать? Предположим, в таблице записаны ежемесячные продажи нескольких товаров. Нужно выделить цветом те цифры в декабре, которые были больше январских, в начале года.

Выделяем область для применения условного форматирования М2:М16 и затем выбираем пункт “Создать правило”. В описании правила запишем выражение:

=M2>B2

Обратите внимание, что здесь используются относительные ссылки, чтобы программа могла последовательно перебрать все ячейки указанной ей области, и при этом каждой ячейке из столбца М соответствовала ячейка из столбца В, расположенная в той же строке и относящаяся к тому же самому товару.

Отображение выделенных ячеек настройте так же, как мы это рассматривали ранее.

Как видно на рисунке, созданное нами правило условного форматирования работает правильно и выделяет декабрьские продажи тех товаров, которые выросли по сравнению с январём.

Проблемы, которые приводят к существенной потере функциональности

Проблема

Решение

Некоторые ячейки книги содержат условное форматирование, которое ссылается на значения на других таблицах. Эти условные форматы не будут сохранены.

Что это означает.   Начиная с Excel 2007 г., правила условного форматирования могут ссылаться на значения на других таблицах. Эти правила не поддерживаются в более ранних версиях и будут потеряны при Excel 97–2003.

Действия   Нажмите кнопку Найти в диалоговом окне Проверка совместимости, чтобы найти все экземпляры этой проблемы. В каждом случае скопируйте исходные данные в новый диапазон ячеек на сайте, содержащий отформатированные ячейки, и обновив правило условного форматирования, чтобы использовать новый диапазон.

Одна или несколько ячеек книги содержат размещение набора значков условного форматирования, которое не поддерживается в более ранних версиях Excel. Такие условные форматы не будут сохранены.

Что это означает.   Новые условные форматы были Excel 2007, включая наборы значков. Формат Excel 97–2003 не поддерживает правила условного форматирования, в которые используются наборы значков. Если сохранить файл в этом формате, условное форматирование для ячеев, о которые идет речь, будет отменено в сохраненном файле.

Действия   Нажмите кнопку Найти в диалоговом окне Проверка совместимости, чтобы найти каждый экземпляр набора значков. Для каждого экземпляра выберите условное форматирование, которое поддерживается в Excel 97–2003, например форматирование ячейки цветом. После замены всех экземпляров можно сохранить файл в формате Excel 97–2003.

Число условных форматов в некоторых ячейках превышает поддерживаемое выбранным форматом файла. В более ранних версиях Excel будут отображаться только первые три условия.

Что это означает.    В Excel 2007 г. и более поздних гг. условное форматирование может содержать до 64 условий, но в Excel 97–2003 будут видеться только три первых условия.

Однако все правила условного форматирования остаются доступными в книге и применяются при повторном ее повторном Excel 2007 г. или более поздней, если они не были изменены в Excel 97–2003.

Что необходимо сделать.    В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти , чтобы найти ячейки, к которым применено условное форматирование с использованием более трех условий, и уменьшите число условий до трех.

Некоторые ячейки относятся сразу к нескольким диапазонам условного форматирования. В более ранних версиях Excel к таким ячейкам будут применены не все правила условного форматирования. Для таких ячеек будет использоваться разное условное форматирование.

Что это означает.    В Excel 97–2003 перекрытие диапазонов условного форматирования не поддерживается, и условное форматирование не отображается должным образом.

Однако все правила условного форматирования остаются доступными в книге и применяются при повторном ее повторном Excel 2007 г. или более поздней, если они не были изменены в Excel 97–2003.

Что необходимо сделать.    В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти , чтобы найти ячейки с перекрывающимися диапазонами условного форматирования, и устраните перекрытие диапазонов.

Некоторые ячейки книги содержат условное форматирование, которое не поддерживается более ранними версиями Excel, например гистограммы, цветовые шкалы или наборы значков.

Что это означает.    В Excel 97–2003 для определения формата ячейки не используются такие типы условного форматирования, как гистограммы, цветовые шкалы, наборы значков, первые или последние значения, значения выше или ниже среднего, уникальные или повторяющиеся значения и сравнения столбцов таблицы.

Однако все правила условного форматирования остаются доступными в книге и применяются при повторном ее повторном Excel 2007 г. или более поздней, если они не были изменены в Excel 97–2003.

Действия    В окте проверки совместимости нажмите кнопку Найти, чтобы найти ячейки с новыми типами условного форматирования в Excel 2007 и более поздних версиях, а затем внести необходимые изменения, чтобы использовать только те типы форматирования, которые поддерживаются в более ранних Excel.

Некоторые ячейки содержат условное форматирование со снятым параметром Остановить, если истина. Более ранним версиям Excel этот параметр не известен, поэтому выполнение будет остановлено после первого истинного условия.

Что это означает.    В Excel 97–2003 условное форматирование без остановки при выполнении условия не является параметром. Условное форматирование больше не применяется после первого истинного условия.

Однако все правила условного форматирования остаются доступными в книге и применяются при повторном ее повторном Excel 2007 г. или более поздней, если они не были изменены в Excel 97–2003.

Что необходимо сделать.    В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти, чтобы найти ячейки, содержащие условное форматирование со снятым параметром Остановить, если истина, и нажмите кнопку Исправить для устранения проблемы с совместимостью.

Одна или несколько ячеек в этой книге содержат условное форматирование для несвязанного диапазона (например, первые/последние N, первые/последние N%, выше/ниже среднего или выше/ниже стандартного отклонения). Такое условное форматирование не поддерживается более ранними версиями Excel.

Что это означает.    В Excel 97–2003 в несмежных ячейках условное форматирование не отображается.

Однако все правила условного форматирования остаются доступными в книге и применяются при повторном ее повторном Excel 2007 г. или более поздней, если они не были изменены в Excel 97–2003.

Что необходимо сделать.    В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти, чтобы найти ячейки с условным форматированием несвязанных диапазонов, и внесите необходимые изменения, чтобы использовались правила условного форматирования, доступные в предыдущих версиях Excel.

Некоторые сводные таблицы в этой книге содержат условное форматирование, которое может действовать неправильно в более ранних версиях Excel. Правила условного форматирования могут давать другие результаты при использовании сводных таблиц в более ранних версиях Excel.

Что это означает.    Результаты условного форматирования, которые вы видите в отчетах Excel 97–2003, будут не одинаковыми, как в отчетах Excel 2007 и более поздних отчетов.

Однако все правила условного форматирования остаются доступными в книге и применяются при повторном ее повторном Excel 2007 г. или более поздней, если они не были изменены в Excel 97–2003.

Что необходимо сделать.    В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти, чтобы найти поля отчета сводных таблиц, содержащие правила условного форматирования, и примените правила условного форматирования, доступные в предыдущих версиях Excel.

Одна или несколько ячеек книги содержат условное форматирование, использующее ссылки на значения, находящиеся на других листах. Такие условные форматы не будут поддерживаться в более ранних версиях Excel.

Что это означает.    В Excel 97–2003 условное форматирование, ссылаясь на значения на других таблицах, не отображается.

Однако все правила условного форматирования остаются доступными в книге и применяются при повторном ее повторном Excel 2010 г. или более поздней, если они не были изменены в Excel 97–2007.

Что необходимо сделать.    В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти, чтобы найти ячейки с условным форматированием, которые ссылаются на значения на других листах, и примените условное форматирование без ссылок на значения на других листах.

Одна или несколько ячеек книги содержат условное форматирование, использующее формат “Текст, который содержит”, включающий адрес ячейки или формулу. Такие условные форматы не будут поддерживаться в более ранних версиях Excel.

Что это означает.     В Excel 97–2007 г. условное форматирование, в которое используются формулы для текста с правилами, не отображается на этом сайте.

Однако все правила условного форматирования остаются доступными в книге и применяются при повторном ее повторном Excel 2010 г. или более поздней, если они не были изменены в Excel 97–2007.

Что необходимо сделать.    В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти, чтобы найти ячейки с условным форматированием, в котором используются формулы для текста с правилами, и примените условное форматирование, которое поддерживается в предыдущих версиях Excel.

Одна или несколько ячеек книги содержат правило, которое не будет поддерживаться в более ранних версиях Excel, так как в его диапазоне есть ошибка в формуле.

Что это означает.    В Excel 97–2007 г. условное форматирование, в котором используются правила на основе диапазонов, не может правильно отображаться на экране, если правила на основе диапазона содержат ошибки в формулах.

Что необходимо сделать.    В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти, чтобы найти ячейки, содержащие правила на основе диапазонов с ошибками в формулах, и устраните ошибки.

Одна или несколько ячеек книги содержат размещение набора значков условного форматирования, которое не поддерживается в более ранних версиях Excel.

Что это означает.    В Excel 97–2007 условное форматирование с определенным набором значков не поддерживается, а набор значков не отображается на экране.

Однако все правила условного форматирования остаются доступными в книге и применяются при повторном ее повторном Excel 2010 г. или более поздней, если они не были изменены в Excel 97–2007.

Что необходимо сделать.    В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти, чтобы найти ячейки с условным форматированием, которое отображает набор значков, и сделайте так, чтобы условное форматирование не отображало набор значков.

Одна или несколько ячеек книги содержат правило гистограммы, в котором используется параметр “Отрицательное значение”. Такие гистограммы не поддерживаются в более ранних версиях Excel.

Что это означает.    В Excel 97–2007 г. условное форматирование с правилом грабки данных, использующим отрицательное значение, не отображается на сайте.

Однако все правила условного форматирования остаются доступными в книге и применяются при повторном ее повторном Excel 2010 г. или более поздней, если они не были изменены в Excel 97–2007.

Что необходимо сделать.    В средстве проверки совместимости нажмите Найти, чтобы найти ячейки с условным форматированием, содержащим отрицательные гистограммы из-за того, что в диалоговом окне Создание правила форматирования для формата отрицательного значения установлено значение Автоматически (вкладка Главная, группа Стили, Условное форматирование, Создать правило) или в диалоговом окне Настройка отрицательных значений и оси для параметра Параметры оси установлено значение Автоматически или Середина ячейки (вкладка Главная, группа Стили, Условное форматирование, Создать правило, стиль формата Гистограмма, кнопка Отрицательные значения и ось), а затем внесите нужные изменения.

Одна или несколько ячеек книги содержат условное форматирование, использующее ссылки на более чем 8192 несмежных диапазона ячеек. Такие условные форматы не будут сохранены.

Что это означает.    В Excel 97–2007 г. условное форматирование, ссылаясь на более чем 8192 неотрывных области ячеек, не отображается на этом сайте.

Однако все правила условного форматирования остаются доступными в книге и применяются при повторном ее повторном Excel 2010 г. или более поздней, если они не были изменены в Excel 97–2007.

Что необходимо сделать.    В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти, чтобы найти ячейки с условным форматированием, ссылающимся на более чем 8192 несмежных диапазона ячеек, и измените число несмежных диапазонов ячеек, на которые ссылается условное форматирование.

К началу страницы

ВЫДЕЛЕНИЕ СТРОК

В статьях Чрезстрочное выделение таблиц с помощью Условного форматирования , Выделение строк таблицы в зависимости от условия в ячейке и Выделение в таблице групп однотипных данных показано как настроить форматирование диапазонов ячеек (например, строк таблицы) в зависимости от значения одной из ячеек в строке.

Использование абсолютных и относительных ссылок в правилах.

Для того, чтобы было проще изменять условия выделения определенных значений в таблице Эксель, запишем некоторые параметры отбора в специально отведённые для этого ячейки.

Задача: выделить в таблице заказы с количеством менее 50 и более 100 ед.

Наши ограничения записываем в D1 и D2. Далее создаем первое правило условного форматирования для диапазона E5:E24.

=E5>$D$2

Абсолютная ссылка на D2 означает, что каждая из ячеек нашего диапазона сравнения должна сравниваться именно с D2. А относительная ссылка на первую ячейку нашей выделенной области E5 предписывает программе начать именно с этой позиции и последовательно двигаться вниз по столбцу, сравнивая количество с пороговым значением 100.

Как обычно, выбираем цвет заливки в случае выполнения условия.

Аналогичным образом для E5:E24 создаем второе правило

=E5<$D$1

В результате часть столбца окрасится зелёным, часть – жёлтым, а количество между 50 и 100 останется неокрашенным.

А теперь давайте усложним задачу — закрасим цветом не отдельные ячейки, а строки таблицы целиком. Для этого нам всего лишь понадобится изменить несколько ссылок в наших правилах.

Прежде всего, заново обозначим диапазон условного форматирования. Теперь это будет $A$5:$G$24.

В правило форматирования внесем небольшое изменение:

=$E5>$D$2

Как видите, у нас появилась абсолютная ссылка на столбец E. А на строку ссылка осталась относительной, без знака $. Для программы это означает, что нужно использовать данные строки целиком, и окрасить ее тоже всю, а не отдельную ячейку.

Аналогично второе условие мы меняем с E5<$D$1 на $E5<$D$1.

В то же время ссылка на D2 так и остается абсолютной, поскольку условие записано именно в этой ячейке. В результате получаем “полосатую” таблицу, где цветом выделены уже целые строки. И вся хитрость заключается в грамотном использовании абсолютных ссылок в правилах.

Вывод. Давайте постараемся запомнить несложные принципы использования ссылок в правилах:

  • если сравниваются попарно 2 столбца, то используют относительные ссылки (M2>B2).
  • если значения в столбце сопоставляются с определённой ячейкой, то на нее обязательно должна быть абсолютная ссылка ($D$1).
  • когда нужно закрасить по условию строку целиком, то ссылка на эту строку должна быть относительной ($E5)
  • когда нужно закрасить столбец целиком, то ссылка на него должна быть относительной (E$5)

Как редактировать условное форматирование?

Для того, чтобы изменить ранее созданное условие, нужно в первую очередь посмотреть, какие условия мы применяем к таблице и далее просто выбрать нужное правило. Последовательность действий та же, что мы рассмотрели чуть выше. Но на всякий случай еще раз повторю ее на скриншоте: нам нужен раздел “Управление правилами”, затем указать, что рассматриваем текущий лист.

При нажатии иконки “Изменить…” мы попадаем в уже знакомое нам меню создания правила. Только все поля там уже заполнены текущими значениями. Остается только изменить то, что необходимо, и нажать “Ок”.

Как убрать условное форматирование?

Эта операция такая же несложная, как и создание правила. Выберите , и затем – «Удалить правила». Вам будет предложено либо удаление из выделенного диапазона данных, либо вовсе всех правил на листе. Но имейте в виду, что при этом вы удалите всё, что было ранее создано. А ведь, возможно, что-то вы хотели бы сохранить.

Поэтому существует и более тонкий инструмент, которым мы рекомендовали бы пользоваться и для редактирования, и для их удаления.

Используйте последний пункт выпадающего меню: «Управление правилами».

Здесь вы видите все правила на текущем листе, к каким диапазонам они относятся и что делают. Поэтому гораздо проще выбрать определенное правило и удалить его.

Либо изменить, если в этом есть необходимость.

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...