Как сводные таблицы Excel помогут сэкономить ваше время? – Блог SF Education

Читайте в нашем блоге: Как сводные таблицы Excel помогут сэкономить ваше время?. И еще сотни статей на тематику финансов и инвестиций в блоге онлайн университета SF Education.

В чем полезность сводных таблиц

Многие специалисты используют Microsoft Excel для вышеперечисленных целей, потому что программа сильно экономит время профессионала, забирая всю трудоемкую работу с данными на себя.

Еще отличительной чертой, из-за которой Excel стал популярным — создание достаточно нетривиальных средств анализа данных (Сводные таблицы входят в их число) не требует особых знаний по программированию.

Но перед тем, как начать пользоваться всеми «профитами» от Сводных таблиц Excel, нужно приложить немало усилий, чтобы хорошо освоить довольно сложную технику создания таблиц и работы с ними. Но в итоге, эффект от приобретения нового навыка, вот увидите, окупит потраченное время, энергию и силы.

В этой статье мы решили рассказать об основных технологиях создания Сводных таблиц в Excel и отметить некоторые особенности методов, которые могут Вам пригодиться в будущей работе.

Сначала предлагаем разобраться в том, что же такое Сводная таблица и «с чем ее едят».

Сводные таблицы — это перечень, содержащий выборочные данные из каких-либо источников (Базы Данных, таблицы Excel и другие), который нужен специалисту для дальнейшего анализа данных, изменения структуры таблицы и так далее.

Сводные таблицы позволяют менять визуальное представление данных, представляя их с новой точки зрения, не меняя сам источник.

Подготовка исходной таблицы

Начнем с требований к исходной таблице.

  • каждый столбец должен иметь заголовок;
  • в каждый столбец должны вводиться значения только в одном формате (например, столбец «Дата поставки» должен содержать все значения только в формате Дата ; столбец «Поставщик» – названия компаний только в текстовом формате или можно вводить Код поставщика в числовом формате);
  • в таблице должны отсутствовать полностью незаполненные строки и столбцы;
  • в ячейки должны вводиться «атомарные» значения, т.е. только те, которые нельзя разнести в разные столбцы. Например, нельзя в одну ячейку вводить адрес в формате: «Город, Название улицы, дом №». Нужно создать 3 одноименных столбца, иначе Сводная таблица будет работать неэффективно (в случае, если Вам нужна информация, например, в разрезе города);
  • избегайте таблиц с «неправильной» структурой (см. рисунок ниже).

Вместо того, чтобы плодить повторяющиеся столбцы ( регион 1, регион 2, … ), в которых будут в изобилии незаполненные ячейки, переосмыслите структуру таблицы, как показано на рисунке выше (Все значения объемов продаж должны быть в одном столбце, а не размазаны по нескольким столбцам. Для того, чтобы это реализовать, возможно, потребуется вести более подробные записи (см. рисунок выше), а не указывать для каждого региона суммарные продажи).

Более детальные советы по построению таблиц изложены в одноименной статье Советы по построению таблиц .

Несколько облегчит процесс построения Сводной таблицы , тот факт, если исходная таблица будет преобразована в формат EXCEL 2007 ( Вставка/ Таблицы/ Таблица ). Для этого сначала приведите исходную таблицу в соответствие с вышеуказанными требованиями, затем выделите любую ячейку таблицы и вызовите окно меню Вставка/ Таблицы/ Таблица . Все поля окна будут автоматически заполнены, нажмите ОК.

Создание таблицы в формате EXCEL 2007 добавляет новые возможности:

  • при добавлении в таблицу новых значений новые строки автоматически добавляются к таблице;
  • при создании таблицы к ней применяется форматирование, к заголовкам – фильтр, появляется возможность автоматически создать строку итогов, сортировать данные и пр.;
  • таблице автоматически присваивается Имя .

В качестве исходной будем использовать таблицу в формате EXCEL 2007 содержащую информацию о продажах партий продуктов. В строках таблицы приведены данные о поставке партии продукта и его сбыте.

В таблице имеются столбцы:

  • Товар – наименование партии товара, например, « Апельсины »;
  • Группа – группа товара, например, « Апельсины » входят в группу « Фрукты »;
  • Поставщик – компания-поставщик Товаров, Поставщик может поставлять несколько Групп Товаров;
  • Дата поставки – Дата поставки Товара Поставщиком;
  • Регион продажи – Регион, в котором была реализована партия Товара;
  • Продажи – Стоимость, по которой удалось реализовать партию Товара;
  • Сбыт – срок фактической реализации Товара в Регионе (в днях);
  • Прибыль – отметка о том, была ли получена прибыль от реализованной партии Товара.

Через Диспетчер имен ( Формулы/ Определенные имена/ Диспетчер имен ) откорректируем Имя таблицы на « Исходная_таблица ».

Сведения о сводных таблицах

Сводная таблица — это интерактивный способ быстрого обобщения больших объемов данных. Вы можете использовать ее для подробного анализа числовых данных и для получения ответов на разнообразные вопросы, связанные с данными. Сводные таблицы предназначены для выполнения следующих задач:

  • запрос больших объемов данных различными понятными способами;

  • подведение промежуточных итогов и вычисление числовых данных, обобщение данных по категориям и подкатегориям, создание пользовательских вычислений и формул;

  • развертывание и свертывание уровней представления данных для получения точных сведений о результатах, детализация итоговых данных по интересующим вопросам;

  • перемещение строк в столбцы или столбцов в строки (“сведение”) для просмотра различных сводок на основе исходных данных;

  • фильтрация, сортировка, группировка и условное форматирование наиболее важных и часто используемых подмножеств данных для привлечения внимания к нужным сведениям;

  • представление кратких, наглядных отчетов с примечаниями на веб-страницах или в напечатанном виде.

Например, слева показан простой список расходов семьи, а справа — созданная на его основе сводная таблица.

Данные о расходах семьи

Соответствующая сводная таблица

Пример семейных расходов для создания сводной таблицы с данными по месяцам, категориям и суммам

Пример сводной таблицы: "Категории" в разделе "Строки" и "Месяцы" в разделе "Столбцы"

Дополнительные сведения см. в статье Создание сводной таблицы для анализа данных листа.

После того как вы создадите сводную таблицу, выбрав для нее источник данных, упорядочив поля в списке полей сводной таблицы и выбрав исходный макет, вы сможете при работе с ней выполнять перечисленные ниже задачи.

Изучать данные.    Вот какие действия доступны.

  • Развертывание и свертывание данных, а также отображение базовых сведений, которые относятся к значениям.

  • Сортировка, фильтрация и группировка полей и элементов.

  • Изменение функций сведения и добавление настраиваемых вычислений и формул.

Изменять макет формы и расположения полей.    Вот какие действия доступны.

  • Изменение формы сводной таблицы: сжатая форма, структура или табличная форма.

  • Добавление, изменение порядка и удаление полей.

  • Изменение порядка полей или элементов.

Изменение макета столбцов, строк и промежуточных итогов     Вот какие действия доступны.

  • Включение и отключение заголовков полей строк и столбцов, а также отображение или скрытие пустых строк.

  • Отображение промежуточных итогов выше или ниже их строк.

  • Настройка ширины колонок при обновлении.

  • Перемещение поля столбца в область строк или поля строки в область столбцов.

  • Объединение или отмена объединения ячеек для внешних элементов строки и столбца.

Изменять способы отображения пустых значений и ошибок.    Вот какие действия доступны.

  • Изменение способа отображения ошибок и пустых ячеек.

  • Изменение способа отображения элементов и подписей без данных.

  • Отображение и скрытие пустых строк.

Изменять формат.    Вот какие действия доступны.

  • Ручное и условное форматирование ячеек и диапазонов.

  • Изменение стиля общего формата сводной таблицы.

  • Изменение числового формата для полей.

  • Включение форматирования сервера OLAP.

Дополнительные сведения см. в статье Разработка макета и формата сводной таблицы.

Сводные диаграммы служат для графического представления данных, содержащихся в сопоставленных с ними сводных таблицах. Как и сводные таблицы, сводные диаграммы — интерактивные объекты. При создании сводной диаграммы на экране отображается область фильтра сводной диаграммы. С помощью этой области вы можете сортировать и фильтровать исходные данные, используемые в сводной диаграмме. Изменения макета и данных в связанной сводной таблице немедленно отражаются в макете и данных в сводной диаграмме и наоборот.

Как и в обычных диаграммах, в сводных диаграммах отображаются ряды данных, категории, маркеры данных и оси. Кроме того, вы можете изменить тип диаграммы и другие параметры, например названия, расположение условных обозначений, метки данных, расположение диаграммы и т. д.

Вот сводная диаграмма, основанная на приведенном выше примере сводной таблицы.

Пример сводной диаграммы Excel

Дополнительные сведения см. в статье Создание сводной диаграммы.

Если вы знакомы со стандартными диаграммами, то работа со сводными диаграммами не будет для вас проблемой, так как большинство действий для этих двух типов диаграмм полностью совпадают. Тем не менее существуют и некоторые отличия.

Ориентация строк и столбцов    В отличие от обычной диаграммы в сводной диаграмме вам не удастся изменить ориентацию строк и столбцов с помощью диалогового окна Выбор источника данных. Вместо этого вы можете изменить ориентацию меток строк и столбцов в связанной сводной таблице.

Типы диаграмм     Для сводной диаграммы вы можете выбрать любой тип диаграммы, кроме точечной, биржевой и пузырьковой.

Исходные данные     Обычные диаграммы связаны непосредственно с ячейками листа. Сводные диаграммы основаны на источнике данных сопоставленных с ними сводных таблиц. В отличие от обычной диаграммы в сводной диаграмме вам не удастся изменить диапазон данных диаграммы с помощью диалогового окна Выбор источника данных.

Форматирование     Большинство параметров форматирования, включая добавленные вами элементы диаграммы, макет и стиль, сохраняются при обновлении сводной диаграммы. Тем не менее линии трендов, метки данных, пределы погрешностей и другие изменения, вносимые в наборы данных, не сохраняются. В обычных диаграммах после применения такого форматирования оно не исчезает.

Несмотря на то что вам не удастся напрямую изменить размер меток данных в сводной диаграмме, вы можете увеличить размер шрифта и таким образом изменить размер меток.

В качестве основы для сводной таблицы или сводной диаграммы вы можете использовать данные листа Excel. Данные должны представлять собой список, в первой строке которого содержатся метки столбцов. Приложение Excel использует эти метки в качестве имен полей. Каждая ячейка в последующих строках должна содержать данные, соответствующие заголовку столбца. Не следует использовать данные различных типов в одном и том же столбце. Например, в одном и том же столбце не следует использовать денежные значения и даты. Кроме того, в выбранном вами диапазоне данных не должно быть пустых строк или столбцов.

Таблицы Excel    Таблиц Excel изначально представлены в виде списка и отлично подходят в качестве исходных данных для сводной таблицы. При обновлении сводной таблицы новые и обновленные данные из таблицы Excel автоматически включаются в операцию обновления.

Использование динамического именованного диапазона    Чтобы было проще обновлять сводную таблицу, вы можете создать динамический именованный диапазон и использовать его имя в качестве источника данных для сводной таблицы. Если вы расширите именованный диапазон, чтобы включить в него дополнительные данные, просто обновите сводную таблицу, и в нее будут включены эти новые данные.

Включение итогов    Excel автоматически создает промежуточные и общие итоги в сводной таблице. Если источник данных содержит автоматически вычисляемые промежуточные и общие итоги, которые вы создали с помощью команды Промежуточный итог в группе Структура на вкладке Данные, то с помощью этой же команды удалите промежуточные и общие итоги, прежде чем создавать сводную таблицу.

Вы можете получить данные из внешнего источника данных, например базы данных, куба OLAP или текстового файла. Например, у вас может быть база данных со сведениями о продажах, для которых вы хотите создать сводку и которые вам необходимо проанализировать.

Файлы подключения к данным Office    Если вы используете файл подключения к данным Office (ODC-файл) для получения внешних данных для сводной таблицы, вы можете вводить данные непосредственно в нее. Рекомендуется получать внешние данные для отчетов с помощью ODC-файлов.

Источник данных OLAP    Когда вы получаете исходные данные из базы данных OLAP или файла куба, данные возвращаются в Excel только в виде сводной таблицы либо сводной таблицы, преобразованной в функции листа. Дополнительные сведения см. в статье Преобразование ячеек сводной таблицы в формулы листа.

Источник данных, не являющийся источником данных OLAP    Это базовые данные для сводной таблицы или сводной диаграммы, поступающие из источника, отличного от базы данных OLAP. Например, это могут быть данные из реляционных баз данных или текстовых файлов.

Дополнительные сведения см. в статье Создание сводной таблицы с использованием внешнего источника данных.

Кэш сводной таблицы    Каждый раз при создании новой сводной таблицы или сводной диаграммы Excel сохраняет копию данных для отчета в памяти, а также сохраняет эту область хранения данных в файле книги — это называется кэш сводной таблицы. Для каждой новой сводной таблицы требуется дополнительный объем памяти и место на диске. Однако при использовании существующей сводной таблицы в качестве источника данных для новой таблицы в той же книге обе таблицы будут использовать один и тот же кэш. Благодаря повторному использованию кэша снижается размер книги и сокращается объем данных, хранящихся в памяти.

Требования к расположению    Чтобы использовать одну сводную таблицу в качестве источника данных для другой сводной таблицы, обе они должны находиться в одной и той же рабочей книге. Если исходная сводная таблица находится в другой рабочей книге, скопируйте источник в рабочую книгу, в которой вы хотите создать другую сводную таблицу. Сводные таблицы и сводные диаграммы, находящиеся в разных рабочих книгах, — это отдельные объекты, для каждого из которых имеется собственная копия данных в памяти и в рабочих книгах.

Изменения влияют на обе сводные таблицы    Когда вы обновляете данные в новой сводной таблице, Excel также обновляет данные в исходной сводной таблице и наоборот. Когда вы группируете элементы или отменяете их группировку либо создаете вычисляемые поля или вычисляемые элементы в одной таблице, изменения будут внесены в обе таблицы. Если вам необходимо, чтобы одна сводная таблица не зависела от другой, создайте сводную таблицу на основе исходного источника данных, а не копируйте исходную сводную таблицу. Просто имейте в виду, что если выполнять такие операции слишком часто, это может сказаться на объеме свободной памяти.

Сводные диаграммы     Вы можете создать сводную таблицу или сводную диаграмму на основе другой сводной таблицы, но вам не удастся создать сводную диаграмму непосредственно на основе другой сводной диаграммы. Изменения, вносимые в сводную диаграмму, влияют на связанную сводную таблицу и наоборот.

Изменение исходных данных может привести к тому, что для анализа будут доступны другие данные. Например, вам может быть необходимо удобно переключаться из тестовой базы данных в рабочую базу данных. Переопределив исходные данные, вы можете обновить сводную таблицу или сводную диаграмму, используя данные, структура которых похожа на структуру информации, получаемой из исходного подключения к данным. Если эти данные значительно отличаются, и в них имеется большое количество новых или дополнительных полей, возможно, будет проще создать другую сводную таблицу или сводную диаграмму.

Отображение данных, полученных при обновлении     При обновлении сводной таблицы могут быть изменены данные, доступные для отображения. Для сводных таблиц, основанных на данных листа, Excel получает новые поля, имеющиеся в указанном вами исходном диапазоне или именованном диапазоне. Для отчетов, основанных на внешних данных, Excel получает новые данные, которые соответствуют критериям для базового запроса или данных, которые становятся доступными в кубе OLAP. Вы можете просматривать все новые поля в списке полей и добавлять необходимые поля в отчет.

Изменение создаваемых кубов OLAP     У отчетов, основанных на данных OLAP, всегда есть доступ ко всем данным в кубе. Если вы создали автономный куб, который содержит подмножество данных, имеющихся в кубе сервера, с помощью команды Автономный режим OLAP вы можете изменить файл куба так, чтобы он содержал другие данные с сервера.

Немного теории

Сводные таблицы Excel (для чайника) — это разновидность реестра, которая содержит конкретную часть данных из источника для анализа и изображена так, чтобы можно было проследить между ними логические связи. Основа для ее проектирования – определенный список значений.

Прежде чем начать работу, стоит подготовить для неё необходимые материалы, которые можно свести для анализа. Формируя подготовительный вариант, следите за тем, чтобы данные были классифицированы, например, цифры не путались с буквенным обозначением, а все столбцы имели заголовки.

Сводные таблицы в Excel незаменимы для тех, кто по роду занятости имеет дело с большим количеством цифр, которые периодически необходимо систематизировать и формировать отчетность. Программа Excel поможет подсчитать и проанализировать большое количество значений, сэкономив время.

Плюсы использования такого вида группировки данных:

  • во время работы не нужны особые познания из сферы программирования, метод подойдет и для чайников;
  • возможность комбинировать информацию из других первоисточников;
  • можно пополнять базовый экземпляр новой информацией, несколько подкорректировав параметры.

Обучение работе со сводными таблицами в Excel не займет много времени и может основываться на видео.

Что такое сводная таблица?

Это инструмент для изучения и обобщения больших объемов данных, анализа связанных итогов и представления отчетов. Они помогут вам:

  • представить большие объемы данных в удобной для пользователя форме.
  • группировать информацию по категориям и подкатегориям.
  • фильтровать, сортировать и условно форматировать различные сведения, чтобы вы могли сосредоточиться на самом актуальном.
  • поменять строки и столбцы местами.
  • рассчитать различные виды итогов.
  • разворачивать и сворачивать уровни данных, чтобы узнать подробности.
  • представить в Интернете сжатые и привлекательные таблицы или печатные отчеты.

Например, у вас множество записей в электронной таблице с цифрами продаж шоколада:

И каждый день сюда добавляются все новые сведения. Одним из возможных способов суммирования этого длинного списка чисел по одному или нескольким условиям является использование формул, как было продемонстрировано в руководствах по функциям СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН. 

Однако, когда вы хотите сравнить несколько показателей по каждому продавцу либо по отдельным товарам, использование сводных таблиц является гораздо более эффективным способом. Ведь при использовании функций вам придется писать много формул с достаточно сложными условиями. А здесь всего за несколько щелчков мыши вы можете получить гибкую и легко настраиваемую форму, которая суммирует ваши цифры как вам необходимо.

Вот посмотрите сами.

Этот скриншот демонстрирует лишь несколько из множества возможных вариантов анализа продаж. И далее мы рассмотрим примеры построения сводных таблиц в Excel 2016, 2013, 2010 и 2007.

О чем идет речь

Прежде чем разбираться в нюансах применения, выясним, что такое сводная таблица в Excel. В общем случае под этим термином понимают особый инструмент стандартной версии пакета MS Office — Excel, позволяющий выбрать из массива данных необходимые сведения и совершить с ними простые арифметические действия. Допустим, мы имеем массив следующего вида, иллюстрирующий работу фирмы по продаже оргтехники:

1-kartinka-r-13.jpg

Общее количество проданного товара увидим, если с помощью базы данных построить сводную таблицу в Excel.

2-kartinka-r-13.jpg

Узнаем общую сумму продаж по каждой категории.

3-kartinka-r-13.jpg

Проверим остатки по каждой категории товара и так далее.

4-kartinka-r-13.jpg

Создание

Создать сводную таблицу можно в программах различных версий (2010-2016). Рассматриваемая инструкция создана на основе Майкрософт Эксель 2013.

В запущенной программе необходимо перейти во вкладку «Вставка» и выбрать пункт «Сводная таблица».

Делаем сводную таблица в Excel - пошаговая инструкция

После выполнения описанных действий на рабочем поле появится окно, которое необходимо заполнить.

Делаем сводную таблица в Excel - пошаговая инструкция

В первой пустой строке необходимо указать координаты таблицы с данными, их можно прописать вручную, но проще просто выделить желаемый объект.

Обратите внимание! Данным способом невозможно консолидировать (объединить) несколько таблиц.

Делаем сводную таблица в Excel - пошаговая инструкция

Если база данных хранится в другой книге, ее можно указать, выбрав раздел «Использовать внешний источник».

Делаем сводную таблица в Excel - пошаговая инструкция

Последним этапом будет выбор расположения новой конструкции. Рекомендуется по возможности размещать ее на новой странице, но разрешается выбрать координаты на имеющемся листе.

Делаем сводную таблица в Excel - пошаговая инструкция

После нажатия кнопки «Ок» появится новая страница, на которой располагается основа желаемого объекта и набор интсрументов для того, чтобы создавать структурированные объекты.

Делаем сводную таблица в Excel - пошаговая инструкция

Обратите внимание! Если перед этим этапом произвести выделение таблицы, то все поля заполнятся автоматически.

Детализация данных Сводной таблицы

Если возникли вопросы о том, какие же данные из исходной таблицы были использованы для подсчета тех или иных значений Сводной таблицы , то достаточно двойного клика мышкой на конкретном значении в Сводной таблице , чтобы был создан отдельный лист с отобранными из исходной таблицей строками. Например, посмотрим какие записи были использованы для суммирования продаж Товара «Апельсины». Для этого дважды кликнем на значении 646720. Будет создан отдельный лист только со строками исходной таблицы относящихся к Товару «Апельсины».

Работа со сводными таблицами в Excel

Изменить существующую сводную таблицу также легко. Посмотрим, как пожелания директора легко воплощаются в реальность.

Заменим выручку на прибыль.

Создание сводной таблицы перетаскивание полей

Товары и области меняются местами также перетягиванием мыши.

Изменение макета сводной таблицы

Для фильтрации сводных таблиц есть несколько инструментов. В данном случае просто поместим поле «Менеджер» в область фильтров.

Фильтрация сводной таблицы

На все про все ушло несколько секунд. Вот, как работать со сводными таблицами. Конечно, не все задачи столь тривиальные. Бывают и такие, что необходимо использовать более замысловатый способ агрегации, добавлять вычисляемые поля, условное форматирование и т.д. Но об этом в другой раз.

Как сделать сводную таблицу в Excel

Для создания таблицы выполните следующие действия:

  • Выделите любую ячейку в таблице с данными;
  • Нажмите на вкладку “Вставка” => “Сводная таблица”:

вставить сводную таблицу в Excel

  • Во всплывающем диалоговом окне система автоматически определит границы данных, на основе которых вы сможете создать сводную таблицу. Рекомендую при каждом создании убеждаться в том, что система правильно определила границы диапазона данных:
    • Таблица или диапазон: Система автоматически определяет границы данных. Они будут корректными при том условии, что в таблице нет пробелов в заголовках и строках. При необходимости вы можете скорректировать диапазон данных.
  • Система по умолчанию создает таблицу в новой вкладке файла Excel. Если вы хотите создать её в конкретном месте на определенном листе, то вы можете указать границы для создания в графе “На существующий лист”.

создание сводной таблицы в excel

  • Нажмите “ОК”.

После нажатия кнопки “ОК” таблица будет создана.

После формирования таблицы, вы не увидите на листе никаких данных. Все что будет доступно, это ее имя и меню для выбора данных к отображению.

созданная сводная таблица

Теперь, прежде чем мы приступи к анализу данных, предлагаю разобраться что значит каждое поле и область сводной таблицы.

Создание сводной таблицы в Excel

Прежде чем создавать Сводную таблицу необходимо подготовить таблицу с исходными данными для дальнейшего анализа:

  • во-первых, необходимо озаглавить все столбцы;
  • во-вторых, нужно проследить, чтобы не было пустых ячеек и строк (иначе при создании Сводной таблицы не исключены ошибки при автоматическом заполнении пробелов, что может исказить информацию);
  • в-третьих, в столбце могут находиться значения только одного формата (например, в столбце «Дата покупки» допустимо значение лишь типа Дата, «Название» будет содержать только текстовые строки и так далее);
  • в-четвертых, в ячейках не должно быть перечисления (то есть неправильно записывать в ячейку адрес в виде перечисления: «Город, улица, дом, квартира». Можно создать столбцы для каждого значения или оставить что-то одно, например, город, если этой информацией можно обойтись).

Требования очень похожи на те, что выдвигают при проектировании реляционных баз данных, поэтому специалистам (или хотя бы тем, кто имеет базовое представление) в этой области не сложно будет провести параллель и освоить новый программный инструмент.

Вот мы и добрались до главного вопроса, который нас интересовал – создание Сводной таблицы в Excel. Начнем разбираться.

В статье мы будем приводить примеры на учебной таблице, где отображена информация о закупках товара, предположим, магазином одежды.

Пример сводной таблицы excel

Сначала откроем таблицу, убедимся, что она удовлетворяет всем требованиям и со спокойной душой перейдем к следующему шагу. Найдем вкладку «Вставка» на панели быстрого доступа. Перед нами появится лента с доступным функционалом. Мы создаем Сводную таблицу, поэтому ищем одноименную кнопку. Она будет самой первой на панели.

где сводные таблицы в excel

«Кликнем» на значок, и перед нами появится диалоговое окно с перечнем необходимых параметров:

  • диапазон ячеек, откуда будут браться данные (это могут быть ячейки из текущей таблицы Excel или внешний источник данных – другая таблица Excel или модели данных из СУБД)
  • Место, куда будет помещен отчет сводной таблицы (либо на текущий лист, либо на новый. Рекомендуется создавать на новом листе, но Вы сами делаете выбор, опираясь на свою задачу)
настройка сводной таблицы

Выбрав все параметры, нажимаем ОК, и на новом листе выделяется область, где будет располагаться Сводная таблица, а справа появится панель управления, с помощью которой мы сможем превратить обычную таблицу в информативный отчет.

Полдела сделано — Сводная таблица создана, осталось заполнить ее данными. Для этого обратимся к окошку справа «Поля сводной таблицы».

Сверху мы видим область, где перечислены все атрибуты исходной таблицы: «Дата поступления», «Наименование товара», «Отдел» и так далее.

Теперь можно крутить, вертеть данные как угодно, придумывая концепции для Сводной таблицы.

Для начала попробуем объединить данные по отделам и высчитать суммарную стоимость товаров, пришедших в каждый отдел.

Для добавления поля в таблицу, нужно поставить галочку напротив названия атрибутов в списке полей в верхнем правом углу. В нашем случае — «Отдел» и «Стоимость товара в партии».

В окошке, отведенном под Сводную таблицу, появились три строки с названиями отделов (левый столбик) и стоимостью товара по каждому отделу. Помимо суммы можно считать максимум, минимум, среднее значение и делать другие математические операции. Итоговый результат по всем трем отделам указывается в самом низу таблицы.

Посмотрите, какие места заняли данные в нижней части панели настроек: поле «Отдел», содержащее текстовые значения, переместилось в область «Строки», а численные данные — в «Значения».

То же самое произойдет, если мы добавим в таблицу любое числовое поле (например, «Количество»): у текущей таблицы появится столбец, и в области «Значения» — «Сумма по полю Количество».

Теперь в нашей таблице отображается информация не только о том, на какую сумму пришло товара в каждый отдел, но и в каком количестве.

Если нас не устраивает такая ориентация таблицы, то из области «Строки» можно перетащить «Отдел» в область «Столбцы»: передвиньте курсор, удерживая кнопку мышки в нажатом положении.

Таблица стала намного компактнее: в строчке отображается результат вычислений, а по столбцам – отделы, которым соответствуют данные.

Такое расположение может быть удобным при маленьком количестве отделов (как в примере), но если их много, то мы получим очень вытянутую таблицу, которую невозможно будет охватить взглядом и в которой трудно будет найти необходимые данные. Такая таблица нам точно не нужна.

Как мы уже отметили, сумма — это далеко не единственная операция, применимая к данным. Посмотреть, какие формулы нам доступны, можно, нажав на название поля в области «Значения» и выбрав «Параметры полей значений».

Появится окно со списком операций, которые можно применять к данным. Среди них: количество, среднее, максимум, минимум, отклонение, дисперсия и другие, — все, что может понадобиться для качественного анализа.

Для каждой строчки в поле «Значения» можно применять разные формулы. Например, добавим в таблицу поле «Цена» и отобразим максимальные значения по каждому отделу.

Итак, какие выводы мы можем сделать по получившейся таблице? В магазин больше всего закупили Аксессуаров (на сумму 267660 руб.), причем самый дорогой товар стоил 2700 руб.

Как Вы могли заметить, мы еще ни разу не пользовались областью «Фильтры» на панели параметров. Этот раздел нужен для того, чтобы можно было сортировать данные по заданным критериям.

К примеру, добавим в Сводную таблицу данные, чтобы можно было отфильтровать записи по «Дате поступления». Для этого поставим напротив поля «Дата поступления» галочку. Это поле сразу переместиться в область «Строки».

Данные добавили, теперь нужно создать фильтр. Для этого просто перетаскиваем «Дату поступления» в область «Фильтры», как мы это делали раньше со столбцами и строками. Получим вот что:

Над всеми строками появилось еще одно поле — «Дата поступления», в котором мы можем выбрать дату, нажав на треугольник в конце строчки (Все).

Теперь легко узнать на какую суммарную стоимость пришел товар, сколько стоил самый дорогой в определенный день. Например, за 04.05.2017.

Помимо выставления определенной даты, можно выбирать название отделов. То есть можно сделать Сводную таблицу, где будет содержаться информация о том, на какую сумму 04.05.2017 поступило Аксессуаров и какова цена самого дорогостоящего товара.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

Обновление Сводной таблицы

Если после создания Сводной таблицы в исходную таблицу добавлялись новые записи (строки), то эти данные не будут автоматически учтены в Сводной таблице . Чтобы обновить Сводную таблицу выделите любую ее ячейку и выберите пункт меню: меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Данные/ Обновить . Того же результата можно добиться через контекстное меню: выделите любую ячейку Сводной таблицы , вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт Обновить .

Удаление Сводной таблицы

Удалить Сводную таблицу можно несколькими способами. Первый – просто удалить лист со Сводной таблицей (если на нем нет других полезных данных, например исходной таблицы). Второй способ – удалить только саму Сводную таблицу : выделите любую ячейку Сводной таблицы , нажмите CTRL + A (будет выделена вся Сводная таблица ), нажмите клавишу Delete .

Условное форматирование ячеек Сводной таблицы

К ячейкам Сводной таблицы можно применить правила Условного форматирования как и к ячейкам обычного диапазона. Выделим, например, ячейки с 10 наибольшими объемами продаж. Для этого:

  • Выделите все ячейки содержащие значения продаж;
  • Выберите пункт меню Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Правила отбора первых и последних значений/ 10 первых элементов ;
  • Нажмите ОК.

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...