Как создать ежедневник в Microsoft Excel – шаг за шагом – informatique mania

В головах пользователей Excel является синонимом самой работы. Давайте сломаем стереотипы и возьмём на вооружение 10 отличных шаблонов Excel на каждый день.

1. Список задач

Даже самая светлая голова при ясном уме и твёрдой памяти однажды даст сбой, и вы что-то забудете. Хорошо, если это будет покупка корма для рыбок, поздравление тёщи с Днём матери или поливка фиалки вашей второй половинки. Они побулькают, пошипят и поквакают, а ваша совесть останется чистой. Но вдруг вы не оплатите предмет первой необходимости — интернет? Вам будет стыдно смотреть на себя в зеркало. И в тот злополучный день вы сломаетесь и пообещаете составлять списки дел. А пока вы будете мучиться выбором среди электронных планировщиков, попробуйте начать с простого перечня задач.

Назначайте задания, устанавливайте им приоритет, задавайте дедлайн, выбирайте ответственное лицо, следите за прогрессом выполнения и оставляйте заметки, не выходя из Excel. Шаблон уже настроен на быструю сортировку по дате, важности, статусу и другим параметрам.

Как создать ежедневник в Excel

Если мы хотим наш ежедневник для 2016 в Excel, первое, что нужно принять во внимание, это функции времени и даты Excel. С ними мы установим начало ежедневника в выбранный день года . Это позволяет нам с помощью простого перетаскивания расширять интервал дат на протяжении расчётного листа. Мы также должны будем включить в наш шаблон Excel для ежедневника ячейки для заметок чтобы записывать больше чем одну встречу.

Ожидаемый результат: критерии успешности вашего тайм-менеджмента

Сами задачи мы выполняем, чтобы достичь какого-то конкретного результата, иначе задачи это бессмыслица.

Результат лучше начинать планировать с «критериев успешного достижения результата».

Например, ожидаемый результат без критериев успешности достижения результата: прочитать книгу “Книга”, тогда задача: читать по 30 страниц в день

И при такой постановке задач ожидаемый результат может быть достигнут (книга будет прочитана), но качество результата возможно не утроит.

Поэтому на стадии планирования закладываем критерии успешности желаемого результата:
1. книга прочитана до конца месяца
2. после прочтения составлена рецензия со списком идей для внедрения
3. полезные идеи внедрены в жизнь

задача к п.1. чтение под проект, найти минимум 3 новые идеи по вопросу “поиска новых клиентов”
задача к п.1 во время прочтения маркером выделять полезные идеи
задача к п.1. читать по 30 страниц в день
задача к п.2 проанализировать маркерные выжимки, составить рецензию на 1 лист
задача к п.3 старт внедрения идей в течении 48 часов после прочтения

А для более глобального планирования на 10 лет и более используются другие инструменты, например тут можно скачать календарик-пинарик 2018 год, или воспользоваться наиболее эффективным колесом жизни.

Как управлять проектами и задачами: ШАГ ПРОЕКТА – как широко шагать
Эффективность рабочего времени и приоритет задач

Применяйте одновременно привычка за 21 день и 4 правила освоения нового навыка

Система планирования Дэвида Аллана GTD Как привести дела в порядок

Как создать ежедневник в Excel?

В отличие от календаря управление повседневной деятельностью управляется как высоко персонализированный процесс. Не все люди думают одинаково, поэтому они не одинаково структурируют время. Правда в том, что такие инструменты, как календари, позволяют нам оптимально управлять повседневной деятельностью .

В Excel вы можете создать полностью настраиваемая повестка дня , но первое, что вам нужно иметь в виду, это какой календарь вы хотите? Все с целью улучшения управления вашей повседневной деятельностью. Запишите на листе бумаги, какой шаблон дневника должен быть наиболее подходящим для вас. В нашем случае мы составим повестку дня, которая будет содержать следующие элементы:

  • Статус
  • Название мероприятия
  • Уровень важности
  • Предыдущая
  • Заканчивать
  • Продолжительность

Когда вы четко понимаете, что хотите в файле, пора переходить в Excel.

MCSH8134_2.jpg

  • Поместите поля, которые хотите добавить, на лист Excel и измените тип шрифта и цвета, которые вы хотите разместить. На ленте «Главная» можно использовать предопределенные стили.
  • Удалить линии сетки с листа для более профессионального просмотра ленты Vista снимите флажок «Линии сетки».

Добавить флажки

  • Добавьте элементы управления на лист . В таких случаях могут быть очень полезны некоторые элементы управления формой, например флажок. На ленте разработчика нажмите «Вставить» и установите флажок.
  • Сотрите текст в поле и поместите элемент в первую ячейку, где начинаются действия.
  • Назначьте ячейку флажок . Чтобы текст изменил внешний вид и указывал, что действие уже выполнено, необходимо связать поле с ячейкой. Щелкните правой кнопкой мыши элемент управления и выберите параметр «Управление форматом». В поле Связь с ячейкой введите соответствующий номер ячейки.
  • Добавить новое правило в ячейку Activity . Выделите ячейки сразу под заголовком действия, чтобы применять другой формат при каждом запуске задачи. В меню «Пуск» выберите параметр «Новое правило».
  • Выберите параметр Использовать формулу, определяющую, какие ячейки нужно форматировать. Используемая формула: = IF ($ A7; -1,0), где A7 – ячейка, связанная с флажком который указывает, когда задача была завершена.
  • Выберите формат нового текста, в этом случае мы выбираем опцию Зачеркнутый. Когда действие завершено, текст перечеркивается.

Рассчитать продолжительность задачи

  • Применить форматирование ячеек. Ячейки, соответствующие полям «Начало», «Конец» и «Продолжительность», должны быть в почасовом формате.
  • Рассчитайте время продолжительности действия. В ячейку под заголовком Длительность необходимо поместить следующую формулу:

= [@ [Конец]] – [@ [Начало]]

Следуя простой серии инструкций, вы можете создать полностью персонализированный ежедневник, просто добавив то, что вам нужно. Каждый случай индивидуален, добавлять новые элементы или удалять другие.

Общее описание программы

Внутри файла Excel находится 32 листа. На первом листе выводится информация о загрузке в определенные дни, а также статистика по фактически отработанному времени и времени, которое запланировано на все дела в текущем месяце.

На скриншоте ниже мы видим, что на первое число запланировано дел на 3 часа 45 минут, на второе число – на 6 часов 20 минут, на пятое число – на 8 часов 20 минут.

статистика по задачам на месяц

Скачать программу с Яндекс.Диска

При этом программа автоматически подсвечивает дни в зависимости от нагрузки:

  • Зеленый фон означает, что день относительно свободен. На него можно ставить новые дела.
  • Желтый фон означает, что день достаточно плотно расписан и новые дела стоит добавлять осторожно.
  • Красный фон выводится в случае, если на день запланировано более 8 рабочих часов. Этот день перегружен и лучше принять меры, чтобы сделать его свободнее.

Максимум в месяце может быть 31 день, поэтому на первом листе предусмотрено 31 поле. Если в месяце не все дни рабочие или число дней меньше 31, то часть дней останется пустыми (там будет запланировано 0 часов).

Помимо первого листа «Загрузка», в файле Excel находится 31 вкладка, пронумерованная от 1 до 31 включительно. На этих вкладках находятся формы, в которые можно вводить информацию о запланированных задачах на определенный день месяца.

УЧЕТ ВРЕМЕНИ

Определенным образом разграфив лист Excel, можно легко и удобно учитывать время в течение дня. Для этого используется схема следующего вида:

1.gif

На рисунке каждый час (верхняя строка обозначает часы) разбит на 4 графы, то есть точность учета времени составляет 15 минут. Большая точность делает неудобным ведение учета, меньшая – допускает слишком большие потери при учете.

Крайний левый столбец отражает типичные графы затрат времени (чтн – чтение, рбт – работа, док – ведение документов, быт – решение бытовых задач, лчн – личное время, рзвл – развлечения, дв – движение, нчг – ничего, потери времени).

В течение дня прошедшие промежутки времени заполняются. Для упрощения подсчетов в качестве заполнителя используется цифра «1». Тогда с помощью введенных в соответствующие графы формул Excel (формулы записаны в прикрепленном к статье файле-примере) автоматически рассчитает время, затраченное на тот или иной вид деятельности.

К концу дня лист учета времени выглядит так:

2.gif

Эта схема при желании позволяет восстановить весь день (проспал, быстро собрался, поехал на работу, поработал, поболтал с коллегой, поработал, пообедал, поработал, поехал на встречу, подождал опаздывающего партнера, провел рабочую встречу, вернулся в офис, отчитался перед шефом, поехал домой, поужинал, почитал, посмотрел фильм, приготовился ко сну, почитал перед сном, подвел итоги дня, заснул).

Но на практике это требуется редко, поэтому от большинства дней остаются краткие резюме затраченного времени. Выглядят они так:

3.gif

Такие резюме позволяют трезво оценить, сколько времени затрачивается на тот или иной вид деятельности, и, кроме того, вывести среднее по итогам недели или месяца. Далее при желании можно сделать выводы о необходимости уделить тому или иному виду деятельности большее либо меньшее время.

2. Бюджет путешествия

Теоретически даже самое нереальное (и при этом полноценное) путешествие может обойтись вообще без финансовых вложений с вашей стороны. Для этого необходимо заручиться поддержкой на краудфандинговой площадке, найти бесплатные места для посещения и немного поработать за еду и койко-место. Такие успехи сопутствуют лишь прожжённым путешественникам с изрядной долей везения. Хотя чего таить, даже им приходится искать пару монет на звонок, чтобы отчитаться маме о своём здравии. Поэтому любое перемещение за границы места проживания сопровождается предварительным планированием и составлением сметы. И дабы вам не пришлось марать листки бумаги и без конца крутить-вертеть цифры, предлагаем обратиться за помощью к калькулятору поездки.

Помимо самого расчёта, шаблон умеет отображать предполагаемые траты в виде круговой диаграммы. Разбиение денежек на категории в процентном отношении даст понять, какая статья расходов наиболее прожорлива.

Обзор приложений

Насыщенные функциями и разветвленные приложения подойдут тем, кто ежедневно загружен различными задачами, любит все скрупулезно записывать, помечать, структурировать и раскладывать по папочкам и коробочкам, а более простые — тому, кто предпочитает тратить минимум времени на внесение и обработку своих дел, любителям наглядности и минимализма.

Но независимо от типа планировщика, главные критерии, по которым выбраны приложения в этом обзоре, неизменны: функциональность в балансе с наглядностью и интуитивностью использования. От простого к сложному.

3. Инвентарный список

Что объединяет пожар, потоп, кражу и приезд родни погостить «на недельку»? Правильно, высокая вероятность утраты целостности вашего имущества.

Уж такова человеческая натура, что жаба душит не за сам факт утери бабушкиных носков, а за то, что вы вообще не можете припомнить весь свой накопленный скарб. При таких неблагоприятных раскладах вас выручит опись домашней утвари. А в дополнение к ней не лишним будет и сфотографировать свои хоромы со всем содержимым.

Отставив шутки, можно посоветовать шаблон тем людям, которые сдают жильё. Принимая постояльцев на долгий срок заселения, не забудьте ознакомить их под роспись с актом проведённой инвентаризации. Он сослужит вам добрую службу при выселении арендаторов.

Tweek Calendar

#метод: GTD, paper-like weekly calendar

#сложность: простейший (simplicity)

#использование: для персонального и совместного использования

Доступен: Web, iPhone, Android

Описание

Самый свежий —

TWEEK

, основная особенность — только недельный вид, который, по мнению самих разработчиков, является наиболее наглядной раскладкой для организации и планирования дел.

Это действительно удобно, особенно в web-версии, а самое главное — очень просто. В Tweek’e не нужно вникать и разбираться, а можно сразу приступить к составлению списка дел и планированию.

Очень полезная функция автоматического переноса незавершенных дел на следующий день позволяет оставить в прошлом только выполненные задачи; забыть или пропустить незавершенное не получится.

jd2ppyx4ja_yz6shmjnnd77ibbq.png

Так выглядит десктоп-версия приложения

Ультра-лаконичный дизайн, симпатичная птичка-символ, название немного созвучно с твиттером, но оно и лучше для узнаваемости.

В нижней части экрана место для задач без определенного срока исполнения и рандомных списков. Немного не хватает заголовков для структуризации to-do списков, но при наличии смекалки их легко можно создать самостоятельно, выделив первый пункт по списку цветом.

Можно создавать параллельно несколько отдельных календарей, например личный и рабочий. Их можно вести совместно с другими пользователями, коллегами, семьей и делиться в интернете по ссылке.

Функционал

Подзадачи и выделение приоритетов цветом:

97udsxtogpkjgcxr_migdulr-o8.png

Редактирование записи

Отметить важную задачу или событие можно цветом, как мы привычно делали в додигитальную эру ярким маркером в бумажном ежедневнике. Там же есть опция добавления заметок, подзадач или чек-листов к записи.

Напоминания:

sqlmtfgxeepmle3h0voxtgesv5o.png

Напоминания приходят в виде сводки на мейл, что удобно для тех, кто начинает свой день с проверки писем и делает это постоянно.

Удобная версия для печати:

j4qepjtbmlk8wzagtcb9ltwaha0.png

Если все-таки соскучились по бумаге и ручке, можно распечатать шаблон вашей недели и заполнять ее уже в оффлайне; на бумаге она будет выглядеть точно так же, как и на экране компьютера.

Dark mode:

d_obzdocuew1v-jl7r_ear9ukm8.png

Полуночники оценят.

Стоимость:

Базовая версия — бесплатно

Premium — $4/месяц, $34/год

4. Список контактов

Как бы ни старался технический прогресс, но он не в силах победить «динозавров», не желающих знать о существовании удобных инструментов организации ваших контактов. Дневники, записные книжки и просто клочки бумаги — их всё. Обычно в таких случаях говорят, что горбатого могила исправит (привет, жена!). Но не будем опускать руки и найдём компромиссный вариант — блокнот.

Электронный лист ваших знакомств хорош как минимум по двум причинам: им легко делиться и просто сортировать силами Excel. Поэтому не лишним будет заиметь его резервный вариант даже тем, кто всецело доверяет Google Contacts.

Другие календари в Excel

MCSH8134_3.jpg

В более новых версиях Excel есть модели, доступные на их платформе для загрузки и использования . При создании нового файла вы можете выбрать параметры по умолчанию или выполнить поиск. Поместите слово «повестка дня» в поисковую систему, и вы увидите доступные вам варианты.

Теперь, если вы уже более продвинутый пользователь и знаете, каким мощным инструментом являются макросы. вы можете используйте макрос для ввода данных календаря через форму.

5. Диаграмма Ганта

Добрая русская традиция ударить по рукам, прогулять аванс, расслабиться и выполнить работу в ночь перед днём отчётности — довольно рискованная бизнес-техника, существенно влияющая на качество. Только планирование, разбиение задач на этапы и твёрдое следование графику способно спасти вашу репутацию.

Диаграмма Ганта — это популярный тип столбчатых диаграмм (гистограмм), который используется для иллюстрации плана, графика работ по какому-либо проекту.

Разумеется, мощности Excel позволяют создавать эти самые диаграммы. Их конёк — наглядность и доступность.

И даже если у вас нет собственного дела, попробуйте спланировать ремонт в квартире, подготовку к поступлению или марафону по методике Ганта. Вы оцените силу инструмента.

6. Семейное древо

Венец свадебного торжества — мордобой — пойдёт по правильному сценарию лишь в том случае, если вы чётко разделяете противоборствующие стороны на «своих» и «чужих». А помешать вам разобраться в ситуации может не только алкоголь, но и банальное незнание своей родни.

Конечно, повод для создания генеалогического древа выбран не самый лучший, есть куда более веская причина. Если шаблон покажется вам непонятным, переключитесь на лист Example, где представлено семейное древо Кеннеди.

9. Журнал пробега

Родись Илон Маск на просторах советского пространства, мы бы с вами уже сейчас катались на электромашинах с низким уровнем затрат на проезд. Хотя кого я обманываю, не случилось бы такого. Илон разбил бы лоб о стену бюрократии и давно спился.

Поэтому владельцы авто по старинке прокручивают перед глазами утекающие доллары под мелькание цифр бензоколонки. Но природа человека склонна быстро забывать всё плохое, оберегая вас от мыслей о мыле и верёвке. Конечно, я утрирую, но почему бы не узнать, сколько денег вы тратите на постоянные дозаправки? А сделать это легко при помощи журнала пробега.

Внесите в форму показания одометра, количество залитых литров и их стоимость, и вы оцените стоимость одного километра пробега. Схожая функциональность реализована и в мобильных приложениях, например Car Logbook для Android.

Please turn Cookie on and reload the page.

This process is automatic. Your browser will redirect to your requested content shortly.

Сравнительная таблица всех сервисов

kbb14imu3i3ahwz0qiztrlgmnxa.png

P.S.

Эта же статья на Медиуме (ENG)

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...