Как сделать выпадающий список в Эксель

Выпадающий список в Excel – это универсальный рабочий инструмент! Разберемся как сделать и связать выпадающие списки в Excel с таблицами и другими списками!

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

Как создать выпадающий список в Экселе на основе данных из перечня

Представим, что у нас есть перечень фруктов:

Как сделать выпадающий список в Excel

Для создания выпадающего списка нам потребуется сделать следующие шаги:

  • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
  • Перейти на вкладку “Данные” => раздел “Работа с данными” на панели инструментов => выбираем пункт “Проверка данных“.

Проверка данных в Excel

  • Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений” на вкладке “Параметры” в типе данных выбрать “Список“:

Проверка вводимых значений в Excel

  • В поле “Источник” ввести диапазон названий фруктов =$A$2:$A$6 или просто поставить курсор мыши в поле ввода значений “Источник” и затем мышкой выбрать диапазон данных:

Выпадающий список в Excel

Если вы хотите создать выпадающие списки в нескольких ячейках за раз, то выберите все ячейки, в которых вы хотите их создать, а затем выполните указанные выше действия. Важно убедиться, что ссылки на ячейки являются абсолютными (например, $A$2), а не относительными (например, A2 или A$2 или $A2).

Создание раскрывающегося списка

Путь: меню «Данные» – инструмент «Проверка данных» – вкладка «Параметры». Тип данных – «Список».

Создание выпадающего списка.

Ввести значения, из которых будет складываться выпадающий список, можно разными способами:

  1. Вручную через «точку-с-запятой» в поле «Источник».Ввод значений.
  2. Ввести значения заранее. А в качестве источника указать диапазон ячеек со списком.Проверка вводимых значений.
  3. Назначить имя для диапазона значений и в поле источник вписать это имя.

Имя диапазона.Раскрывающийся список.

Любой из вариантов даст такой результат.

Как нам это может пригодиться?

Часто случается так, что в какой-то из колонок вашей таблицы нужно вводить одинаковые повторяющиеся значения. К примеру, фамилии сотрудников, названия товаров. Что может случиться? Конечно, в первую очередь будут ошибки при вводе. Человеческий фактор ведь никто не отменял. Чем нам сие грозит? К примеру, когда мы решим подсчитать, сколько заказов выполнил каждый из менеджеров, то окажется, что фамилий больше, чем сотрудников. Далее придётся искать ошибки, исправлять их и вновь повторять расчет.

Ну и конечно же, все время руками вводить одни и те же слова – просто бессмысленная работа и потеря времени. Вот здесь-то выпадающие списки нам и пригодятся. При нажатии выпадает перечень заранее определённых значений, из которых необходимо указать только одно.

Важно то, что вы теперь будете не вводить, а выбирать их с помощью мыши или клавиатуры. Это значительно ускоряет работу, а также гарантирует защиту от случайных ошибок. Проверка того, что мы вписали в таблицу, теперь уже не нужна.

Как убрать (удалить) выпадающий список в Excel

Откройте окно настройки выпадающего списка и выберите «Любое значение» в разделе «Тип данных».

Ненужный элемент исчезнет.

Как создать выпадающий список в Excel с автоматической подстановкой данных

Для того чтобы в созданный вами выпадающий список автоматически подгружались новые данные, нужно проделать следующие действия:

  • Создаем список данных для отображения в выпадающем списке. В нашем случае это список цветов. Выделяем перечень левой кнопкой мыши:

выпадающий список с автоматиеской подстановкой в эксель

  • На панели инструментов нажимаем пункт “Форматировать как таблицу“:

См. также

Применение проверки данных к ячейкам

Функции Excel (по категориям)

Связанный список

У пользователей также есть возможность создавать и более сложные взаимозависимые списки (связанные). Это значит, что список в одной ячейке будет зависеть от того, какое значение мы выбрали в другой. Например, в единицах измерения товара мы можем задать килограммы или литры. Если вы выберем в первой ячейке кефир, во второй на выбор будет предложено два варианта – литры или миллилитры. А если в первую ячейки мы остановимся на яблоках, во второй у нас будет выбор из килограммов или граммов.

  1. Для этого нужно подготовить как минимум три столбца. В первом будут заполнены наименования товаров, а во втором и третьем – их возможные единицы измерения. Столбцов с возможными вариациями единиц измерения может быть и больше.Связанный список
  2. Сначала создаем один общий список для всех наименований продуктов, выделив все строки столбца “Наименование”, через контекстное меню выделенного диапазона.Связанный список
  3. Задаем ему имя, например, “Питание”.Связанный список
  4. Затем таким же образом формируем отдельные списки для каждого продукта с соответствующими единицами измерения. Для большей наглядности возьмем в качестве примера первую позицию – “Лук”. Отмечаем ячейки, содержащие все единицы измерения для этого продукта, через контекстное меню присваиваем имя, которое полностью должно совпадать с наименованием.Связанный списокТаким же образом создаем отдельные списки для всех остальных продуктов в нашем перечне.
  5. После этого вставляем общий список с продуктами в верхнюю ячейку первого столбца основной таблицы – как и в описанном выше примере, через кнопку “Проверка данных” (вкладка “Данные”). Связанный список
  6. В качестве источника указываем “=Питание” (согласно нашему названию).Связанный список
  7. Затем кликаем по верхней ячейке столбца с единицами измерения, также заходим в окно проверки данных и в источнике указываем формулу “=ДВССЫЛ(A2)“, где A2 – номер ячейки с соответствующим продуктом.Связанный список
  8. Списки готовы. Осталось его только растянуть их все строки таблицы, как для столбца A, так и для столбца B.Связанный список

Выпадающий список в Excel

  • Из раскрывающегося меню выбираем стиль оформления таблицы:

Как сделать зависимые выпадающие списки

Возьмем три именованных диапазона:

Три именованных диапазона.

Это обязательное условие. Выше описано, как сделать обычный список именованным диапазоном (с помощью «Диспетчера имен»). Помним, что имя не может содержать пробелов и знаков препинания.

  1. Создадим первый выпадающий список, куда войдут названия диапазонов.Список диапазонов.
  2. Когда поставили курсор в поле «Источник», переходим на лист и выделяем попеременно нужные ячейки.Таблица со списком.
  3. Теперь создадим второй раскрывающийся список. В нем должны отражаться те слова, которые соответствуют выбранному в первом списке названию. Если «Деревья», то «граб», «дуб» и т.д. Вводим в поле «Источник» функцию вида =ДВССЫЛ(E3). E3 – ячейка с именем первого диапазона.Второй раскрывающийся список.

Поле источник автоматическая подстановка данных в выпадающий список Эксель

  • Готово! Выпадающий список создан, в нем отображаются все данные из указанной таблицы:

Выпадающий список в Excel

  • Для того чтобы добавить новое значение в выпадающий список – просто добавьте в следующую после таблицы с данными ячейку информацию:

Как скопировать выпадающий список в Excel

В Excel есть возможность копировать созданные выпадающие списки. Например, в ячейке А1 у нас есть выпадающий список, который мы хотим скопировать в диапазон ячеек А2:А6.

Выпадающий список в Excel

Для того чтобы скопировать выпадающий список с текущим форматированием:

  • нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, которую вы хотите скопировать;
  • нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C;
  • выделите ячейки в диапазоне А2:А6, в которые вы хотите вставить выпадающий список;
  • нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+V.

Так, вы скопируете выпадающий список, сохранив исходный формат списка (цвет, шрифт и.т.д). Если вы хотите скопировать/вставить выпадающий список без сохранения формата, то:

  • нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, который вы хотите скопировать;
  • нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C;
  • выберите ячейку, в которую вы хотите вставить выпадающий список;
  • нажмите правую кнопку мыши => вызовите выпадающее меню и нажмите “Специальная вставка“;

выпадающий список в excel

  • В появившемся окне в разделе “Вставить” выберите пункт “условия на значения“:

Выпадающий список в Excel

  • Нажмите “ОК

После этого, Эксель скопирует только данные выпадающего списка, не сохраняя форматирование исходной ячейки.

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...