Как копировать в Экселе – простые и эффективные способы

Все что нужно знать при работе с формулами Excel. Копирование и вставка формул.

Как извлечь число из конца текстовой строки.

Если у вас есть столбец буквенно-цифровых значений, в котором число всегда идет после текста, вы можете использовать одну из следующих формул, чтобы вытащить из них числа.

Важное замечание! В приведенных ниже формулах извлечение выполняется с помощью функций ПРАВСИМВ и ЛЕВСИМВ, которые относятся к категории текстовых функций. Эти функции всегда возвращают текст. В нашем случае результатом будет числовая подстрока, которая с точки зрения Excel также является текстом, а не числом. Если вам нужно, чтобы результат был числом (которое можно использовать в дальнейших вычислениях), оберните соответствующую формулу в функцию ЗНАЧЕН, или выполните с ней простейшую математическую операцию (например, двойное отрицание).

Чтобы извлечь число из строки «текстовое число», первое, что вам нужно знать, — это с какой позиции начать операцию. Итак, давайте определим положение первой цифры с помощью этой общего выражения:

=МИН(ПОИСК({0;1;2;3;4;5;6;7;8;9}; ячейка &”0123456789″))

О логике вычислений мы поговорим чуть позже. На данный момент просто замените слово «ячейка» ссылкой на позицию, содержащую исходный текст (в нашем случае A2), и запишите получившееся выражение в любую пустую клетку той же строки, скажем, в B2:

=МИН(ПОИСК({0;1;2;3;4;5;6;7;8;9};A2&”0123456789″))

Хотя формула содержит константу массива, это обычное выражение, которое вводится обычным способом: нажатием клавиши Enter.

Как только позиция первой цифры определена, можно использовать функцию ПРАВСИМВ для извлечения числа. Чтобы узнать, сколько символов нужно извлечь, вы вычитаете позицию первой цифры из общей длины строки и добавляете единицу к результату, потому что первая цифра также должна быть включена:

=ПРАВСИМВ(A2;ДЛСТР(A2)-B2+1)

Где A2 – исходная ячейка, а B2 – позиция первой цифры.

На следующем скриншоте показаны результаты:

Чтобы исключить вспомогательный столбец, содержащий позицию первой цифры, вы можете встроить формулу МИН непосредственно в функцию ПРАВСИМВ следующим образом:

=ПРАВСИМВ(A2;ДЛСТР(A2)-МИН(ПОИСК({0;1;2;3;4;5;6;7;8;9};A2&”0123456789″))+1)

Чтобы формула возвращала именно число, а не числовую строку, вложите ее в функцию ЗНАЧЕН:

=ЗНАЧЕН(ПРАВСИМВ(A2;ДЛСТР(A2)-МИН(ПОИСК({0;1;2;3;4;5;6;7;8;9};A2&”0123456789″))+1))

Или просто примените двойное отрицание, использовав два знака «минус»:

=–ПРАВСИМВ(A2;ДЛСТР(A2)-МИН(ПОИСК({0;1;2;3;4;5;6;7;8;9};A2&”0123456789″))+1)

Другой способ извлечь число из конца строки — использовать вот такое выражение:

=ПРАВСИМВ( ячейка ;СУММ(ДЛСТР( ячейка ) – ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ( ячейка ; {“0″;”1″;”2″;”3″;”4″;”5″;”6″;”7″;”8″;”9″};””))))

Используя исходный текст в A2, вы записываете приведенную ниже формулу в B2 или любую другую пустую ячейку в той же строке, а затем копируете её вниз по столбцу:

=ПРАВСИМВ(A2;СУММ(ДЛСТР(A2) – ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(A2; {“0″;”1″;”2″;”3″;”4″;”5″;”6″;”7″;”8″;”9″};””))))

Примечание. Эти формулы предназначены для случая, когда числа находятся только в конце текстовой строки. Если некоторые цифры также находятся в середине или в начале, то ничего не будет работать. 

Этих недостатков не имеет третья формула, которая извлекает только последнее число в тексте, игнорируя все предыдущие:

=ПРАВСИМВ(A2; ДЛСТР(A2) – МАКС(ЕСЛИ(ЕЧИСЛО(ПСТР(A2; СТРОКА(ДВССЫЛ( “1:”&ДЛСТР(A2))); 1) *1)=ЛОЖЬ; СТРОКА(ДВССЫЛ( “1:”&ДЛСТР(A2))); 0)))

На скриншоте ниже вы видите результат ее работы.

Как видите, цифры в начале или в середине текста игнорируются. Также обратите внимание, что результатом, как и в предыдущих формулах, является число, записанное в виде текста. Как превратить его в нормальное число, мы уже рассмотрели выше в этой статье.

Примечание. Если вы используете Excel 2019 или более ранние версии, нужно использовать формулу массива, нажав при вводе комбинацию Ctrl+Shift+Enter. Если у вас Office365, вводите как обычно, через Enter.

Как Работать с Формулами в Excel (Короткий Видео Урок)

Посмотрите скринкаст ниже, чтобы узнать, как лучше работать с формулами Excel. Я рассматриваю там все, начиная с того, как написать вашу первую формулу до того, как их копировать и вставлять.

d5752534001f016659f8bcc7359dffc3c4406c48.jpg

Продолжайте читать дальше, что бы узнать больше о том, как работать с формулами и электронными таблицами.

Что такое формула?

Формулы – это некоторые выражения, выполняющие вычисления между операндами при помощи операторов. Формулам всегда предшествует знак равенства, за которым следуют операнды и операторы.

Операнды – это элементы вычисления (ссылки, функции и константы).

Ссылки – это адреса ячеек или их диапазонов. 

Функции – это заранее созданные формулы, выполняющие сложные вычисления с введенными значениями (аргументами) в определенном порядке. Различают математические, статистические, текстовы, логические и другие категории функций. 

Константы – это постоянные значения, как текстовые, так и числовые.

Операторы – это знаки или символы, определяющие тип вычисления в формуле над операндами. Используются математические, текстовые, операторы сравнения и операторы ссылок.

Советы

  • Если при копировании формулы в ячейке отобразился значок в виде зеленого треугольника, Excel обнаружил ошибку. Внимательно посмотрите на формулу, чтобы выяснить, что пошло не так.[9]
  • Если при точном копировании формулы вы случайно заменили знак равенства (=) на символ ? или *, поиск этих символов ничего не даст. В этом случае ищите символы ~? или ~*.[10]
  • Щелкните по ячейке и нажмите Ctrl (апостроф), чтобы скопировать в нее формулу из ячейки, которая находится над выбранной ячейкой.[11]

Функция ВПР в Экселе – быстрый перенос данных

Самое простое применение функция ВПР это быстрый перенос данных из одной таблицы в другую.

Например, у вас есть большой прайс на 500 позиций и запрос от покупателя, скажем на 50 позиций (в реальности и прайс и запрос могут быть гораздо больше, но принцип от этого не меняется).

Вам нужно быстро найти цены на эти 50 позиций. Разумеется, можно отдельно искать каждую позицию в большом прайсе и потратить на это 30 – 60 минут, а можно сделать это менее чем за минуту при помощи функции ВПР.

Итак, у нас в прайсе 500 позиций. Позиции обозначаются следующим образом, буквами обозначается вид позиции, а цифрами модификация.

Например, «Стул_1» и «Стул_21» это два совершенно разных стула.

Цены в прайсе указаны для примера и вряд ли имеют отношение к реальным ценам.

Обозначим задачу.

В ООО «ЫкэА» пришел запрос от «Петровича».

Петрович человек простой, любит всё делать быстро, но не очень чётко. Поэтому его запросы отличаются особым сумбуром в позициях.

Однако это нас не страшит, во-первых, у нас есть ВПР, во-вторых мы и не такое видали.

Петрович требует, чтобы мы очень быстро проставили цены в его запросе. Ждать он намерен максимум 5 минут. Ведь другие поставщики уже завалили его предложениями.

Нам не хочется терять такого клиента и мы практически мгновенно открываем прайс:

funkciya-vpr-v-eksele-2-680x510.jpg

Получается у нас должно быть открыто два файла (две книги в Эксель). Запрос от Петровича и Прайс.

Это как раз то что необходимо, осталось только перенести цены из прайса в запрос.

Для этого перейдем в таблицу запроса и в первой ячейке столбца «Цены» (D4) введем «=впр» и два раза кликнем на значок функции:

funkciya-vpr-v-eksele-3-655x520.jpg

Сразу же после этого, в строке формулы нужно поставить курсор внутри надписи ВПР и нажать Fx, перед вами появится окно с аргументами функции ВПР:

funkciya-vpr-v-eksele-4-680x449.jpg

В аргументах функции вы говорите Экселю что и где нужно искать:

Искомое значение — это значение (в данном случае наименование), цену которого вы хотите найти в прайсе. Соответственно кликайте на первую ячейку столбца «Наименование».

Далее, сразу переходите в «Прайс»:

funkciya-vpr-v-eksele-5-680x218.jpg

Теперь в аргументах функции заполните следующие поля:

Таблица — выделяете столбцы, которые содержат искомые наименования и цены, таким образом, чтобы наименования были крайним левым столбцом.

Так работает функция ВПР — ищет искомые значения в крайнем левом столбце (для ВПР это столбец №1). Когда ВПР находит искомое значение он начинает смотреть правее, в тот столбец, который вы указали в «Номере столбца».

Там вы должны указать столбец, содержащий необходимые для переноса данные. В нашем случае это цены и в нашем случае это столбец под номером два, относительно той таблицы, которую вы указали в аргументах.

Интервальный просмотр — ставьте 0. Ноль обозначает точное соответствие.

После заполнения аргументов функции нажимайте «Ок» и если всё сделано верно, то в столбце «Цена» (файл «Запрос от Петровича»), появится цена.

Вам нужно протянуть цены на оставшиеся ячейки:

funkciya-vpr-v-eksele-6-680x451.jpg

Коллеги, вот и всё, вы овладели функцией ВПР.

Очень важное замечание!

Обратите внимание на то, что сейчас мы работали в двух разных файлах (книгах).

Когда работа идёт в двух разных книгах, Эксель автоматически закрепляет таблицу в функции ВПР:

funkciya-vpr-v-eksele-7-680x163.jpg

Делает это он при помощи значка $, который проставляет перед столбцами и строками таблицы.

Это позволяет не съезжать формуле когда вы протягиваете её вниз. Это очень актуально когда вы работаете в рамках одного листа или одной книги (в этом случае Эксель автоматически Не закрепляет ячейки).

Давайте посмотрим что получиться если протянуть формулу «без закрепления»:

funkciya-vpr-v-eksele-8-680x326.jpg

Обратите внимание, что для первой ячейки всё в порядке и диапазон B3:C502 точно соответствует той таблице, которую мы выделили для поиска данных, однако (без закрепления) так будет не всегда, по мере «протягивания» формулы ВПР вниз, будет смещаться и таблица, пока однажды, мы не увидим вот такую странную надпись #Н/Д:

funkciya-vpr-v-eksele-9-680x326.jpg

#Н/Д значит что функция ВПР не смогла найти цену Стул_13 в прайсе и это не мудрено, ведь диапазон таблицы в формуле ВПР уехал ниже этого значения:

funkciya-vpr-v-eksele-10-680x371.jpg

Посему, если не хотите чтобы от вас уезжали, закрепляйте диапазон.

Очень важное замечание №2

Как вы заметили, формулы ссылаются на определённые ячейки, другими словами между формулами и исходными данными есть связь. Стоит изменить исходные данные и значения в формулах сразу изменятся.

Особенно остро это чувствуется в ВПР. Если вы вдруг забудетесь и в исходной табличке добавите лишний столбец в «неположенном месте», то в формула ВПР выдаст совсем неожиданные значения.

Поэтому, если вам не нужна связь между таблицами, рекомендую формулы превратить в данные.

Для этого нужно выделить столбец с формулами, нажать Ctrl+C и в левом верхнем углу выбрать «Вставить» — «Вставить значения».

funkciya-vpr-v-eksele-18-680x292.jpg

Для тех кто не любит изучать картинки, я записал небольшое видео в котором показываю всё то, что мы проговорили выше (кроме вставки значений):

Предупреждения

  • Возможно, у вашей версии Excel немного другой интерфейс, чем тот, который показан на скриншотах в этой статье.

Как создать формулу и ввести ее в ячейку?

Формулу можно вводить как непосредственно в ячейку, так и в окно ввода на строке формул. В ячейке с формулой отображается результат вычисления, а в окне ввода строки формул отображается текст формулы.

Простые формулы

Простая формула – это формула, содержащая только числовые константы и операторы.

Для того чтобы создать простую формулу, необходимо:

– выделить ячейку, в которой будет находиться формула;

– ввести с клавиатуры символ равно (=);

– ввести число, затем знак действия, затем следующее число и так далее (например =2+3*4);

– нажать Enter для перехода вниз, Shift+Enter для перехода вверх, Tab для перехода вправо или Shift+Tab для перехода влево.

Формулы с использованием относительных ссылок

Этот вид формул основан на вычислениях, использующих ссылки на ячейки. Для того чтобы создать такую формулу, необходимо:

– выделить ячейку, в которой будет находиться формула;

– ввести символ равенства (=) с клавиатуры;

– ввести адрес ячейки, содержащей нужное значение (можно кликнуть курсором мыши по нужной ячейке);

– вставить в формулу оператор, ввести адрес следующей ячейки и так далее;

– завершить создание формулы аналогично тому, как это описано в предыдущем случае.

Формулы с использованием абсолютных ссылок

Формулы с использованием абсолютных ссылок создаются с небольшим отличием от формул использующим относительные ссылки. Для создания формулы этого типа необходимо:

– выделить ячейку, в которой будет находится формула;

– ввести символ равенства (=) с клавиатуры;

– создать нужную формулу с использованием относительных ссылок на ячейки;

– не закрепляя созданную формулу, кликнуть курсором ввода текста в адресном окошке перед адресом той ячейки, которую необходимо сделать абсолютной ссылкой;

– нажать на клавиатуре F4;

– завершить создание формулы клавишей Enter.

Как Копировать и Вставить Формулы в Excel

Теперь, когда мы написали несколько формул в Excel, давайте узнаем как их можно копировать и вставить.

Когда мы копирует и вставляем ячейку с формулой, мы не просто копируем величину, мы копируем формулу. Если мы вставим ее куда-то еще, мы копируем формулу в Excel.

Посмотрите, что я делаю в примере ниже:

  1. Я копирую (Ctrl+C) ячейку E2, в которой была формула, которая складывала ячейки B2, C2 и D2.
  2. Затем, я выбираю другие ячейки в столбце Е, щелкнув и потянув мышку вниз в пределах столбца.
  3. Я жму (Ctrl+V), что бы вставить туже Excel формулу во все выделенные ячейки в столбце E.

Copying Pasting FormulasCopying Pasting FormulasCopying Pasting FormulasКогда вы копируете и вставляете формулу в Excel, то у вас вставляется не величина, а вставляется та же формула, но в которой используются другие ячейки.

Как вы можете видеть на скриншоте выше, вставка формулы не вставляет значение ($21,933). Вместо этого, вставляется формула.

Формула, которую мы скопировали была в ячейке E2. Она складывала ячейки B2, C2, и D2. Когда мы вставляем ее, например, в ячейку E3, туда не вставляется то же самое, а туда вставляется формула, которая складывает значения в ячейках B3, C3, и D3.

В конечном итоге, Excel пердполагает, что вы хотите сложить три ячейки слева от текущей ячейки, что является идеальным решением в данном случае. При копировании и вставке формулы, он указывает на ячейки с использованием относительных ссылок (подробнее об этом ниже), вместо копирования и вставки формулы со ссылками на те же ячейки.

Как выделить все ячейки с формулами?

В версиях приложения Excel 2007 и выше существует возможность выделять группы ячеек, объединенные общим признаком, например можно найти и выделить все ячейки, содержащие формулы. Для этого на вкладке “Главная” нужно раскрыть меню кнопки “Найти и выделить” и выбрать пункт “Формулы” в списке команд.

Копирование перетягиванием в Эксель

Этот способ – самый быстрый и наименее гибкий. Выделите массив для копирования и наведите мышью на одну из его границ. Курсор примет вид четырёхнаправленной стрелки. Хватайте мышью и тяните ячейки туда, куда хотите их переместить.

Чтобы скопировать массив – при перетягивании зажмите Ctrl. Курсор из четырехнаправленного превратится в стрелку со знаком «+».

Как Работает Автозаполнение Формул в Excel

Автозаполнение формул – один из самых быстрых путей, применить формулу к другим ячейкам. Если все ячейки для которой вы хотите использовать формулу, находятся рядом друг с другом, вы можете использовать автозаполнение формул в своей электронной таблице.

Чтобы использовать автозаполнение в Excel, наведите мышку на выделенную ячейку с вашей формулой. Когда вы поместите курсов мышки в нижний правый угол, вы увидите, что курсор изменился и стал похож на знак плюс. Дважды щелкните по нему мышкой, чтобы создать автозаполнение формул.

Excel Autofill formula exampleExcel Autofill formula exampleExcel Autofill formula exampleНаведите мышку над нижним правым углом ячейки и дважды щелкните, когда увидите знак “+“, чтобы сделать автозаполнение формул.

Примечание: Проблема, связанная с использованием автозаполнения, заключается в том, что Excel не всегда хорошо угадывает, какие формулы следует заполнить. Обязательно проверьте, что автозаполнение добавляет правильные формулы в таблицу.

Абсолютные или Относительные Ссылки

Давайте продвинемся немного дальше в освоении Excel, и поговорим об отличии относительных ссылок от абсолютных.

В примере, где мы вычисляли сумму квартальных продаж, мы написали формулу с относительными ссылками. Вот почему наша формула работала правильно, когда мы сместили ее ниже.  Она складывала три ячейки слева от текущей – а не те же ячейки, что были выше.

Абсолютные ссылки – “замораживают” ячейку к которой мы обращаемся. Давайте рассмотрим случай, когда абсолютные ссылки тоже могут пригодиться.

Давайте подсчитаем бонус за продажи для сотрудников за квартал. Основываясь на значениях продаж, мы вычисляем бонус с продаж в размере 2.5%. Давайте начнем с умножения продаж на проценты для бонуса для первого сотрудника.

Я подготовил ячейку в которую вставил значение в процентах для бонуса, и я умножу сумму продаж на проценты бонуса:

Bonus Calculation in Excel SpreadsheetBonus Calculation in Excel SpreadsheetBonus Calculation in Excel SpreadsheetМы написали формулу для умножения суммы продаж на проценты бонуса.

Теперь, когда мы рассчитали первый бонус с продаж, давайте переставим формулу вниз, что бы рассчитать все бонусы:

Sales Bonus Autofill in ExcelSales Bonus Autofill in ExcelSales Bonus Autofill in ExcelУпс! Хотя для первого случая бонусы рассчитались нормально, для других случаев расчеты не получились.

Однако, это не работает. Потому что проценты бонуса все время находятся в одной ячейке – H2; поэтому формула не работает, когда мы пытаемся сместить ее ниже. В каждой ячейке у нас получается ноль.

Вот, например, как Excel пытается рассчитать значения для F3 и F4:

Autofill Issue in ExcelAutofill Issue in ExcelAutofill Issue in ExcelНам необходимо использовать абсолютную ссылку что бы все время использовалось  умножение на ячейку H2, вместо смещения.

В конечном итоге, нам нужно изменить формулу, чтобы Excel все время использовал в произведении значение для бонуса, которое находится в строке H2. В этом случае мы используем абсолютную ссылку.

Абсолютные ссылки говорят Excel заморозить ячейку, которая используется в формуле, и не изменять ее при перемещении формулы в другие ячейки.

До этого момента, наша формула выглядела таким образом:

=Е2*Н2

Что бы “заморозить” использование в этой формуле значение из ячейки Н2, давайте преобразуем ее в абсолютную ссылку:

=E2*$H$2

Заметьте, что мы добавили значок доллара в ссылке на ячейку. Это говорит Excel, что не важно, куда мы вставили нашу формулу, он должен все время использовать данные с бонусными процентами, которые записаны в ячейке Н2. Мы оставляем часть «E2» неизменной, потому что, когда мы тянем формулу вниз, мы хотим, чтобы формула адаптировалась к продажам каждого сотрудника.

Absolute Reference Working in ExcelAbsolute Reference Working in ExcelAbsolute Reference Working in ExcelАбсолютные ссылки позволяют нам зафиксировать определенную ячейку в формуле, даже когда мы тянем формулу вниз.

Абсолютные ссылки позволяют вам задать определенные правила для того, как ваши формулы будут работать. В этом случае мы использовали абсолютную ссылку, чтобы зафиксировать в  формуле проценты для бонусов при расчете на каждого сотрудника.

Копирование автозаполнением

Работу автозаполнения я уже описывал в посте Расширенные возможности внесения данных. Здесь лишь немного напомню и дополню. Если нужно скопировать данные или формулы в смежные ячейки – выделите ячейку для копирования найдите маленький квадратик (маркер автозаполнения) в правом нижнем углу клетки. Тяните за него, чтобы заполнить смежные клетки аналогичными формулами или скопировать информацию.

Маркер автозаполнения ExcelМаркер автозаполнения

Есть еще один способ – команда Заполнить. Выделите массив для заполнения так, чтобы ячейка для копирования стояла первой в направлении заполнения. Выполните одну из команд, в зависимости от направления заполнения:

  1. Главная – Редактирование – Заполнить вниз
  2. Главная – Редактирование – Заполнить вправо
  3. Главная – Редактирование – Заполнить вверх
  4. Главная – Редактирование – Заполнить влево

Все выделенные ячейки будут заполнены данными или формулами из исходной.

Вот я и перечислил основные способы копирования и вставки. Как я обещал, далее мы рассмотрим специальные возможности копирования и вставки, о которых не знают новички. Читайте, они простые в использовании, а пользы приносят очень много.
Понравилась статья? Порекомендуйте другу и вместе с ним подписывайтесь на обновления! Уже написано очень много интересного и полезного материала, но лучшие посты еще впереди!

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...