Excel 19. Числовой формат – Эффективная работа в MS Office

Как преобразовать текст в число с помощью меню Ошибка, простейших математических операций, специальной вставки, инструмента Текст по столбцам и макросов.

Как определить числа, записанные как текст?

В Excel есть встроенная функция проверки ошибок, которая предупреждает вас о возможных проблемах со значениями ячеек. Это выглядит как маленький зеленый треугольник в верхнем левом углу ячейки. При выборе ячейки с таким индикатором ошибки отображается предупреждающий знак с желтым восклицательным знаком (см. Скриншот ниже). Наведите указатель мыши на этот знак, и Excel сообщит вам о потенциальной проблеме: в этой ячейке число сохранено как текст или перед ним стоит апостроф .

В некоторых случаях индикатор ошибки не отображается для чисел, записанных в виде текста. Но есть и другие визуальные индикаторы текстовых чисел:

Число

Строка (текстовое значение)

  • • По умолчанию с выравниванием по правому краю.
    • Если выбрано несколько ячеек, в строке состояния отображается «Среднее», «Количество» и «Сумма» .
  • • По умолчанию с выравниванием по левому краю.
    • Если выбрано несколько ячеек, строка состояния показывает только Количество .
    • В поле Числовой формат отображается текстовый формат (во многих случаях, но не всегда).
    • В строке формул может быть виден начальный апостроф.
    • Зелёный треугольник в левом верхнем углу.

На изображении ниже вы можете видеть текстовые представления чисел справа и реальные числа слева:

Есть несколько разных способов изменить текст на число Excel. Ниже мы рассмотрим их, начиная с самых быстрых и простых. Если простые методы не работают для вас, пожалуйста, не расстраивайтесь. Нет проблем, которые невозможно преодолеть. Просто нужно попробовать другие способы.

Как найти числа в текстовом формате

Excel автоматически проверяет значения на принадлежность к числовому формату. Вы могли видеть в эксель таблицах ячейки с маленьким зеленым треугольником в левом верхнем углу. Это сигнал, что с форматом ячейки неполадки. Чтобы узнать детали ошибки надо подвести курсор мыши к желтому ромбику с восклицательным знаком и прочитать уведомление:

Как преобразовать числа из текстового формата в числовой

Иногда уведомление о текстовом формате ячейки с числами отсутствует. Понять, что ячейка с числом в текстовом формате можно по визуальным признакам:

  • Числа выровнены по левому краю
  • Если выделена группа ячеек с такими “числами”, то в строке состояния не будет подсказок по сумме, среднему чисел в выделенном диапазоне
  • Апостроф стоит первым символом в строке формул этой ячейки

На скриншоте ниже пример как Excel автоматически выравнивает по левому краю текстовые значения и по правому краю числовые значения.

Как преобразовать числа из текстового формата в числовой

«ТЕКСТ», «РУБЛЬ» и «ЗНАЧЕН».перевод текста в число

Рассмотрим отдельно каждую функцию.

Применение функции «ТЕКСТ».

  • Выбираем ячейку, в которую хотим поместить текстовое значение;
  • Вызываем мастер функций;
  • Выбираем функцию «ТЕКСТ»;
  • Указываем ячейку, из которой берем значение;
  • Обязательно указываем формат (формат можно выбрать, открыв меню «формат ячеек», вкладка – (все форматы)), можно поставить формат «Общий»;
  • Нажимаем «ОК»;
  • В указанную ячейку перенесено число в текстовом формате

2. Копирование форматов в другие ячейки

Применить к данным формат, уже использованный в какой-то части рабочего листа, можно с помощью кнопки «Формат по образцу» (выделяем ячейку как образец для формата → лента Главная → группа команд Буфер обмена → щелчок ЛМ по команде Формат по образцу → щелчок ЛМ по любой другой ячейке):

Формат по образцу

Если формат нужно копировать в несколько мест, тогда можно включить кнопку двойным щелчком, а после применения отключить ее, щелкнув по кнопке один раз.

При этом будет копироваться не только числовой формат, но и заливка, вид границы, то есть все свойства ячейки.

Специальная вставка.

По сравнению с предыдущими методами этот метод требует еще нескольких дополнительных шагов, но работает почти на 100%.

Чтобы исправить числа, отформатированные как текст с помощью специальной вставки, выполните следующие действия:

  1. Выделите клетки таблицы с текстовым номером и установите для них формат «Общий», как описано выше.
  2. Скопируйте какую-нибудь пустую ячейку. Для этого либо установите в нее курсор и нажмите Ctrl + C, либо щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Копировать» в контекстном меню.
  3. Выберите клетки таблицы, которые вы хотите трансформировать, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Специальная вставка». В качестве альтернативы, нажмите комбинацию клавиш Ctrl + Alt + V.
  4. В диалоговом окне «Специальная вставка» выберите «Значения» в разделе «Вставить» и затем «Сложить» в разделе «Операция».
  5. Нажмите ОК.

Если все сделано правильно, то ваши значения изменят выравнивание слева на правую сторону. Excel теперь воспринимает их как числа.

Инструмент «текст по столбцам».

Это еще один способ использовать встроенные возможности Excel. При использовании для других целей, например для разделения ячеек, мастер «Текст по столбцам» представляет собой многоэтапный процесс. А вот чтобы просто выполнить нашу метаморфозу, нажимаете кнопку Готово на самом первом шаге 🙂

  1. Выберите позиции (можно и весь столбец), которые вы хотите конвертировать, и убедитесь, что их формат установлен на Общий.
  2. Перейдите на вкладку «Данные», группу «Инструменты данных» и нажмите кнопку «Текст по столбцам» .
  3. На шаге 1 мастера распределения выберите «С разделителями» в разделе «Формат исходных данных» и сразу чтобы завершить преобразование, нажмите «Готово» .

Это все, что нужно сделать!

4. Задайте формат

Выбран денежный формат

Нажмите клавиши CTRL+1 (или Изображение значка кнопки команд в Mac+1 на Mac). Выберите нужный формат.

Примечание: Если вы по-прежнему видите формулы, которые не выводят числовые результаты, возможно, включен параметр Показать формулы. Откройте вкладку Формулы и отключите параметр Показать формулы.

Обратите внимание!

«Преобразовать текст в число Excel» — не совсем правильная формулировка. Правильнее будет сказать: «Преобразование из текстового формата в числовой».

Автор: Пашкова Екатерина Ивановна, преподавать основ компьютерной грамотности, офисных программ.

Автор скриншотов: Белицкий Алексей Викторович, учитель МКОУ «СОШ №7», с. Пелагиада, Шпаковский район, Ставропольский край.

Спасибо за Вашу оценку. Если хотите, чтобы Ваше имя
стало известно автору, войдите на сайт как пользователь
и нажмите Спасибо еще раз. Ваше имя появится на этой стрнице.

Комментировать Разместить на своем сайте

Вы можете разместить на своём сайте анонс статьи со ссылкой на её полный текст

Ошибка в тексте?

Ошибка в тексте? Мы очень сожалеем,
что допустили ее. Пожалуйста, выделите ее
и нажмите на клавиатуре CTRL + ENTER.

Кстати, такая возможность есть
на всех страницах нашего сайта

Повторный ввод.

Если проблемных ячеек, о которых мы ведём здесь разговор, у вас не очень много, то, возможно, неплохим вариантом будет просто ввести их заново.

Для этого сначала установите их формат на «Обычный». Затем в каждую из них введите цифры заново.

Думаю, вы знаете, как корректировать ячейку — либо двойным кликом мышки, либо через клавишу F2.

Но это, конечно, если таких «псевдо-чисел» немного. Иначе овчинка не стоит выделки. Есть много других менее трудоемких способов.

Преобразовать текст в число с помощью формулы

До сих пор мы обсуждали встроенные возможности, которые можно применить для перевода текста в число в Excel. Во многих ситуациях это может быть сделано быстрее с помощью формулы.

В Microsoft Excel есть специальная функция – ЗНАЧЕН (VALUE в английском варианте). Она обрабатывает как текст в кавычках, так и ссылку на элемент таблицы, содержащий символы для трансформирования.

Функция ЗНАЧЕН может даже распознавать набор цифр, включающих некоторые «лишние» символы.

Например, распознает цифры, записанные с разделителем тысяч в виде пробела:

=ЗНАЧЕН(“1 000”)

Конвертируем число, введенное с символом валюты и разделителем тысяч:

=ЗНАЧЕН(“1 000 $”)

Обе эти формулы возвратят число 1000.

Точно так же она расправляется с пробелами перед цифрами.

Чтобы преобразовать столбец символьных значений в числа, введите выражение в первую позицию и перетащите маркер заполнения, чтобы скопировать его вниз по столбцу.

Функция ЗНАЧЕН также пригодится, когда вы извлекаете что-либо из символьной строки с помощью одной из текстовых функций, таких как ЛЕВСИМВ, ПРАВСИМВ и ПСТР.

Например, чтобы получить последние 3 символа из A2 и вернуть результат в виде цифр, используйте следующее:

=ЗНАЧЕН(ПРАВСИМВ(A2;3))

На приведенном ниже рисунке продемонстрирована формула трансформации:

Если вы не обернете функцию ПРАВСИМВ в ЗНАЧЕН, результат будет возвращен в виде набора символов, что делает невозможным любые вычисления с извлеченными значениями.

Этот метод подходит, когда вы точно знаете, сколько символов и откуда вы желаете получить, а затем превратить их в число.

Математические операции.

Еще один способ – выполнить простую арифметическую операцию, которая фактически не меняет исходное значение. В этом случае программа, если есть такая возможность, сама сделает нужную конвертацию.

Что это может быть? Например, сложение с нулём, умножение или деление на 1.

=A2+0

=A2*1

=A2/1

Важно, чтобы эти действия не изменили величины чисел. Выше вы видите пример таких операций: двойное умножение на минус 1, умножение на 1, сложение с 0. Наиболее элегантно и просто для ввода выглядит «двойное отрицание»: ставим два минуса перед ссылкой, то есть дважды умножаем на минус 1. Результат расчета не изменится, а записать такую формулу очень просто.

Но если исходные значения отформатированы как текст, Excel также может автоматически применить соответствующий формат и к полученным результатам. Вы сможете заметить это по выровненному влево их содержимому. Чтобы это исправить, обязательно установите общий формат для ячеек, которые используются в формуле.

Примечание. Если вы хотите, чтобы результаты были значениями, а не формулами, используйте после применения этого метода функцию специальной вставки, чтобы заменить их результатами.

Статьи по теме

Замена формулы ее результатом
Десять лучших способов очистки данных
ПОРЯДОК (функция CLEAN)

Нужна дополнительная помощь?

Макрос VBA.

Если вам часто приходится преобразовывать большие области данных из текстового формата в числовой, то есть резон для этих повторяющихся операций создать специальный макрос, который будет использоваться при необходимости. Но для того, чтобы это выполнить, прежде всего, нужно в Экселе включить макросы и панель разработчика, если это до сих пор не сделано. Нажмите правой кнопкой мыши на ленте и настройте показ этого раздела.

Нажмите сочетание клавиш Alt+F11 или откройте вкладку Разработчик (Developer) и нажмите кнопку Visual Basic. В появившемся окне редактора добавьте новый модуль через меню Insert – Module и скопируйте туда следующее небольшое выражение:

Sub Текст_в_число() Dim rArea As Range On Error Resume Next ActiveWindow.RangeSelection.SpecialCells(xlCellTypeConstants).Select If Err Then Exit Sub With Application: .ScreenUpdating = False: .EnableEvents = False: .Calculation = xlManual: End With For Each rArea In Selection.Areas rArea.Replace “,”, “.” rArea.FormulaLocal = rArea.FormulaLocal Next rArea With Application: .ScreenUpdating = True: .EnableEvents = True: .Calculation = xlAutomatic: End WithEnd Sub

После этого закрываем редактор, выполнив нажатие стандартной кнопки закрытия в верхнем правом углу окна.

Что делает этот макрос?

Вы можете выделить несколько областей данных для конвертации (можно использовать мышку при нажатой клавише CTRL). При этом, если в ваших числах в качестве разделителя десятичных разрядов используется запятая, то она будет автоматически заменена на точку. Ведь в Windows чаще всего именно точка отделяет целую и дробную части числа. А при экспорте данных из других программ запятая в этой роли встречается почему-то очень часто.

Чтобы использовать этот код, выделяем область на рабочем листе, которую нужно преобразовать. Жмем на значок «Макросы», который расположен на вкладке «Разработчик» в группе «Код». Или нам поможет комбинация клавиш ALT+F8.

Открывается окно имеющихся макросов. Находим «Текст_в_число», указываем на его и жмем на кнопку «Выполнить».

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...